RFQ är förkortningen för offertförfrågan eller offertförfrågan. Detta är en förfrågan som ett företag lägger ut när det vill anlita entreprenörer för att utföra ett jobb; anbudsförfrågan är i grunden företagets sätt att uppmuntra entreprenörer att lägga bud mot varandra. Företaget väljer sedan ut en av anbudsgivarna att ta jobbet.
En småföretagare eller entreprenör kan också inkludera ett formulär för anbudsförfrågan på sin webbplats. Detta gör att potentiella kunder kan kontakta honom eller henne för att begära priser på tjänster eller produkter. Ett onlineformulär kan hjälpa till att uppmuntra potentiella kunder att göra ett köp, eftersom det kräver åtgärder istället för passiv surfning på Internet.
En annan term som ofta används är Request For Proposal, eller RFP. Även om skillnaden i termer kan vara förvirrande, är en offertförfrågan och en offertförfrågan i grunden samma sak: en inbjudan till en entreprenör att lägga ett anbud. Även om idén med en offertförfrågan är ganska enkel, är den fortfarande ett affärsdokument och är som sådan uppdelad i flera viktiga avsnitt. Den första delen av kan kallas ”Organisationsöversikten” eller en liknande term och innehåller bakgrundsinformation om företaget.
En annan viktig del av anbudsförfrågan kallas ofta ”Obligatoriska leveranser.” Detta avsnitt beskriver vad slutprodukten av jobbet måste vara. Till exempel, om företaget letar efter en kontraktsteknisk författare för att sätta ihop en mjukvarumanual, kommer själva manualen att listas i det här avsnittet. Anbudsförfrågan kan också beskriva alla funktioner som företaget vill att manualen ska ha, såsom färgbilder, specifika avsnitt eller en viss typ av bindning.
Ett tredje avsnitt är avsnittet ”Antaganden och avtal”. Detta beskriver villkoren för jobbet, såsom en projektbudget, en budgräns, vilka typer av resekostnader eller dagpengar företaget kommer att tillhandahålla, processen som används för att godkänna produkten eller materialen, och så vidare. Genom att lämna ett anbud godkänner entreprenören dessa villkor. En offertförfrågan ger också information som entreprenörer kan använda när de lägger ett anbud. Denna information kan innehålla en tidsfrist för inlämning av anbud, information som anbudsunderlaget eller anbudsförslaget måste innehålla för att övervägas och de faktorer som avgör vilket anbud företaget väljer.