En administrativ budget är en ekonomisk plan för den administrativa sidan av ett företag för en redovisningsperiod som kvartal eller år. Det inkluderar kostnader som inte är direkt förknippade med produktion av varor och tjänster. Att kontrollera budgetar är avgörande för företag av alla storlekar, eftersom en stor budget kan äta upp vinster och göra det svårt för ett företag att växa. Om ett företag är börsnoterat har det också en skyldighet att skydda aktieägarna med en förnuftig budgetering, och i vissa fall kan företag ha en rättslig skyldighet att offentliggöra förvaltningsbudgeten.
Det här dokumentet innehåller en detaljerad uppdelning av förväntade utgifter för supportverksamhet relaterade till verksamheten, allt från juridiska tjänster till sekreterarlöner. I förvaltningsbudgeten definieras ett antal avdelningar och deras funktioner samt diskuteras de medel som finns tillgängliga för dem. Storleken på denna budget kan variera beroende på företaget; vissa företag har mycket höga omkostnader, medan andra har kostnader koncentrerade direkt till produktionen.
Vissa organisationer måste avslöja sin administrativa budget. I regeringar som värdesätter transparens är det här dokumentet tillgängligt för granskning av skattebetalare, och människor kan lämna kommentarer. Börsnoterade företag behöver diskutera budgetering i årsredovisningar och andra deklarationer. Likaså måste registrerade välgörenhetsorganisationer visa hur de använder sina medel, och en hög administrativ budget kan vara avskräckande för givare som vill se att huvuddelen av sina medel koncentreras till leverans av varor och tjänster till behövande.
Att planera en administrativ budget kan ta veckor eller månader. Företaget måste kunna förutse kostnaderna så exakt som möjligt, och kan ta hänsyn till frågor som inflationstoppar. Den lägger upp mål för räkenskapsperioden och kan diskutera dessa i budgeten. Till exempel kan den juridiska avdelningens budget utökas på grund av att ett företag förbereder en ny produkt som kräver juridisk konsultation, och därför är utgifterna motiverade. Om ett företag inte kan förklara ett plötsligt hopp i administrativa utgifter, kan det innebära kommunikations- eller effektivitetsproblem inom företagets administration.
Revisorer, analytiker och andra kan konsultera en administrativ budget från en tidigare period för information. Uppåtgående smygningar i administrativa kostnader tenderar att bli ett problem med tiden och ibland blir dessa budgetar uppblåsta. I dessa situationer måste personalen sätta sig ner för att avgöra hur man mest effektivt kan skära ned budgeten för att möta administrativa behov samtidigt som man omfokuserar medlen på andra ändamål. Detta kan innefatta omstrukturering av avdelningar och andra åtgärder för att öka effektiviteten och minska kostnader förknippade med administrativ verksamhet.