En administrativ biträdande chef övervakar arbetsutförandet av administrativa assistenter på arbetsplatsen. Administrativa assistenter utför en mängd olika kontorsuppgifter, inklusive receptionist- och kontorsuppgifter. Administrativa assistentchefer övervakar utbildningen av nya administrativa assistenter, tilldelar deras uppgifter, gör personalscheman, samlar in anställdas tidrapporter och utför olika andra uppgifter som gör att kontoren fungerar smidigt.
Administrativa assistentchefer arbetar vanligtvis på stora kontor inom sjukhus, skolor, advokatkontor och företag. Dessa typer av storskaliga verksamheter kräver vanligtvis flera administrativa assistenter i personalen, och dessa anställda kräver viss tillsyn. Till exempel kan ett universitet ha en eller flera administrativa assistenter per institution. Administrativa biträdande chefer kan krävas för att övervaka grupper av avdelningar eller att hantera aktiviteterna för alla assistenter på campus.
En administrativ biträdande chef kan också utföra sina uppgifter online, i en virtuell kapacitet. Detta tillvägagångssätt är särskilt användbart när ett företag eller en byrå har kontor på flera platser. Virtuella administrativa assistentchefer måste vanligtvis vara flytande i onlinekommunikation för att kunna arbeta effektivt som distansarbetare.
Vägen till en administrativ biträdande chefstjänst följer vanligtvis en av två kurser. Många administrativa assistentchefer började som administrativa assistenter, sekreterare eller kontorschefer. När företagen som de arbetar för växer, eller positioner öppnas genom utslitning, kan de befordras till ledningsstatus som ett erkännande av deras organisatoriska färdigheter, produktivitet och förmåga att övervaka andra. En mindre typisk väg till en karriär som administrativ biträdande chef är mer strömlinjeformad. Yrkesskolor, community colleges och vissa universitet erbjuder program speciellt utformade för att lära ut de kunskaper och färdigheter som krävs för att en akademiker ska få en administrativ assisterande chefsposition utan att klättra på anställningsstegen.
För att kunna övervaka administrativa assistenter, oavsett om de är på plats eller över en Internet- eller intranätanslutning, måste en administrativ assistentchef vara väl förtrogen med personalens arbetsuppgifter. Dessa inkluderar ofta att skriva, arkivera, svara på telefoner med flera linjer och sprida officiell information. Andra uppgifter omfattar beställning av förbrukningsmaterial, lagerhållning och underhåll av kontorsutrustning, såsom kopiatorer och skrivare. Administrativa biträdande chefer utbildar och instruerar också assistenter i säkerhetsriktlinjer och korrekt personaletikett.
En administrativ assistentchef tjänar i allmänhet mer än en administrativ assistent skulle, främst på grund av det extra ansvaret för jobbet. Förutom förmågan att utföra alla funktioner som en administrativ assistent, måste en chef kunna följa och utföra personalkrav och föreskrifter, samla in och sprida relevant data, intervjua, anställa och avskeda anställda samt skapa ofta komplexa arbets- och semesterscheman. Vissa administrativa biträdande chefer fungerar också som privata sekreterare för chefer, samt kontorschefer.