En administrativ assistent på ingångsnivå är en professionell som hjälper till med de mer grundläggande uppgifterna inom kontorsadministration. En administrativ assistent på ingångsnivå är vanligtvis en av minst två administrativa yrkesverksamma inom ett kontor, och hanterar mycket av legworket av administrativa uppgifter som annars kan planeras och samordnas av en högre administrativ specialist. Denna assistent kan också fungera som receptionist för organisationen, hälsa besökare och bemöter inkommande samtal, såväl som en kundtjänstrepresentant eller datainmatningstjänsteman, som tillhandahåller grundläggande administrativt stöd för organisationen.
När de flesta jobbannonser hänvisar till grundläggande administrativa ansvarsområden eller administrativa ansvarsområden på ingångsnivå, inkluderar de i allmänhet sådana uppgifter som att öppna och distribuera post, skriva ut, sortera och kopiera dokument, arkivera och skriva. En administrativ assistent på nybörjarnivå är också vanligtvis den anställde som ansvarar för att anskaffa förfriskningar till möten, vilket kan innefatta att beställa och hämta luncher eller göra kaffe och te. Att köra ärenden, hämta kontorsmaterial och andra ansvarsområden av praktikanttyp kan också vara en del av en administrativ assistenttjänst på ingångsnivå.
En av huvudfunktionerna för en administrativ assistent på ingångsnivå är att ge stöd till andra administrativa yrkesverksamma inom ett kontor, såsom kontorschefer, seniora administrativa assistenter eller verkställande assistenter. Detta kan innebära att hjälpa till med inventering av kontorsmateriel och beställningar av varor, hjälpa till med evenemangsplanering och koordinering för speciella funktioner, och förbereda speciella företagsdokument eller paket. Medan den högre administrativa yrkesmannen ansvarar för beslutsfattandet och innehållet i administrativt material, kommer han eller hon ofta att delegera beredningen av materialet till en administrativ assistent på nybörjarnivå.
Titeln administrativ assistent på nybörjarnivå kan också användas som en bredare term för att beskriva befattningar som receptionist, kundtjänstrepresentant, arkiveringstjänsteman eller datainmatningstjänsteman, om tjänsten kräver låg utbildningsnivå och specialiserad kompetens. Även om de flesta positioner på ingångsnivå inte kräver mycket tidigare yrkeserfarenhet eller utbildning, kan den konkurrenskraftiga karaktären av jobbjakten innebära att någon som har dessa kvalifikationer kan ha en konkurrensfördel när det gäller att säkra ett jobb som administrativ assistent på ingångsnivå. Ingångstiteln innebär också utrymme för tillväxt inom organisationen, såsom en befordran till en högre administrativ position.