En administrativ assistent har många av samma arbetsuppgifter som sekreterare, bland annat att skriva, arkivera, svara i telefon och göra anteckningar vid möten. Utöver detta kan han eller hon också övervaka logistiken på ett kontor, samarbeta med arbetsledare i viktiga projekt och övervaka sekreterare. Även om det krävs lite formell utbildning för att arbeta i denna position, kan chefsassistenter eller de som arbetar inom specialistområden behöva ytterligare utbildning.
Uppgifter
Arbetsuppgifterna för en administrativ assistent går ofta långt utöver sekreteraruppgifter och inkluderar att hantera logistiska saker för kontoret, som att beställa förnödenheter, hantera post och pappersarbete som går in och ut ur verksamheten, och samordna människors scheman. I många fall är han eller hon en informationskälla för allmänheten och fungerar som sådan ibland som företagets ”ansikte”. Vissa seniorassistenter övervakar också juniorassistenter eller sekreterare, i vilket fall de kan behöva göra periodiska resultatrapporter eller presentationer. Många personer i denna position hjälper också till med att utbilda ny personal, särskilt om de ska utföra administrativa uppgifter. En administrativ assistent behöver också lite praktiska kunskaper, till exempel hur man arbetar med en mängd olika kontorsutrustning.
Kompetens
Personer som arbetar i denna position måste vara extremt bra på detaljer och kunna hantera många uppgifter samtidigt, eftersom de ofta är ansvariga för flera personers scheman och kan övervaka framstegen i flera projekt samtidigt. De ska också vara bra med människor, eftersom jobbet kräver mycket interaktion med både människor på kontoret och kunder. Att kunna göra bedömningssamtal och arbeta självständigt är också en viktig del av jobbet, eftersom administrativ assistent är den person som sannolikt vet vilka dokument som är viktiga och vilka som kan kasseras, vilka e-postmeddelanden som kan hanteras på kontoret nivå och vilka som behöver skickas vidare till högsta ledningen, och hur man kan arbeta upp kommandokedjan för att få saker gjorda. Utöver allt detta måste administrativa assistenter vara välformulerade, bra på att skriva och bra på teknik, eftersom de ofta måste svara på mail, korrekturläsa dokument och arbeta med databaser.
Specialties
Administrativa assistenter kan specialisera sig på en specifik avdelning i en organisation, som mänskliga resurser eller IT, även om detta är vanligare i större organisationer. Verkställande administrativa assistenter arbetar endast med högsta ledningen i ett företag. De kan vara ansvariga för en grupp människor, eller kanske bara arbeta med en. I båda fallen är assistenten ansvarig för att kontrollera tillgången till cheferna, göra resor och konferensarrangemang och interagera med leverantörer, chefer från andra företag och styrelseledamöter, utöver de vanliga administrativa uppgifterna. Generellt sett gäller att ju högre upp chefen är, desto mer kompetens och erfarenhet behöver assistenten.
Dessutom kan administrativa assistenter specialisera sig inom vissa områden, som medicin eller juridik. Utöver de normala arbetsuppgifter som är förknippade med denna tjänst, utför han eller hon också uppgifter som är specifikt relaterade till det området. Till exempel kan en juridisk assistent också undersöka juridiska prejudikat och hjälpa till att förbereda genomgångar, medan en medicinsk assistent vanligtvis behöver veta om försäkringsfakturering eller labbprocedurer. Vissa människor gör också det här jobbet hemifrån via telefon och internet, i vilket fall de kallas virtuella administrativa assistenter.
Utbildning
I många fall kan en person börja arbeta i det här jobbet med en gymnasieexamen och viss utbildning i affärs- och datorkunskaper. För specialiserade positioner, till exempel på en medicinsk eller juridisk kontor, måste hon känna till det specifika ordförrådet för den positionen. Ett certifikat från ett utbildningsprogram, en associerad examen eller certifiering från en erkänd organisation kan alla hjälpa till när det kommer till att bli anställd eller befordrad.