En ad hoc-rapport är en rapport som en person skapar som svar på en specifik begäran om information, snarare än med bestämda intervaller eller som en del av rutinrapportering. Arbetsledare kan begära sådana rapporter av olika anledningar och tillhandahåller vanligtvis en tidsram för slutförande, till exempel en begäran om att rapporten ska lämnas in i slutet av arbetsdagen. Verktyg för att hjälpa till med att skapa sådana rapporter är tillgängliga, beroende på verksamhetens karaktär och begäran.
Den latinska frasen ”ad hoc” betyder ”för detta”, och hänvisar till tanken att rapporten är beställd för ett visst syfte och täcker ett specifikt ämne. En begäran om en ad hoc-rapport kan omfatta intern information som försäljningsdata, anställdas prestationer och så vidare. Det kan också inkludera extern information, som data om förändrade marknadsförhållanden, konsumenternas förväntningar och andra ämnen. När en begäran om en ad hoc-rapport görs bör den innehålla en detaljerad diskussion om vad som förväntas av rapporten.
Sekreterare och annan administrativ personal har vanligtvis i uppdrag att utföra denna typ av arbete. De samlar in data från företagsdatabaser och extern forskning som att granska branschpublikationer och nyhetsrapporter. Programvaror har ofta mallar som folk kan använda för att snabbt generera rapporter. Dessa kan knyta an till databaser för att möjliggöra generering av diagram, grafer och andra visuella presentationer av data, ritar direkt på databasen istället för att tvinga personen att skapa presentationen från grunden.
Några skäl att be om en ad hoc-rapport kan inkludera undersökande planer för att lansera nya produkter och tjänster, preliminära marknadsundersökningar och förberedelser för översyn av affärspraxis och planer. I samtliga fall kommer initiala uppgifter att fungera som vägledning för personal som behöver fatta beslut om hur de ska gå vidare. Ad hoc-rapporten kan identifiera särskilda problem och kommer att belysa aktiviteter som ska genomföras eller undvikas. Rapporten kan till exempel visa att industristandarder håller på att förändras, vilket gör det oklokt att investera i ett system utformat för att underlätta efterlevnaden av befintliga standarder, eftersom företaget skulle behöva uppgradera inom en snar framtid.
Även om en ad hoc-rapport beställs inom en kort tidsperiod, måste den fortfarande följa professionella presentationsstandarder. Detta inkluderar korrekturläsning för stavfel, misstag och läsbarhet, formatering av dokumentet på rätt sätt och att följa alla interna standarder som fastställts av företaget för att utfärda rapporter. Att ha en mall kan hjälpa till med detta, eftersom det är möjligt att placera information i mallen för att säkerställa att rapporten följer en välbekant övergripande struktur.