Elektronisk upphandling är processen att köpa material över Internet. Själva definitionen av elektronisk upphandling är användningen av elektroniska datorsystem för att hantera hela upphandlingsprocessen, från köp till betalning. Motsatsen till elektronisk upphandling är elektronisk handel. Inom elektronisk handel eller e-handel är företaget värd för en webbplats och infrastruktur för att låta kunder köpa material online. En elektronisk upphandlingsprocess är användningen av ett annat företags webbplats för elektronisk handel.
För att sätta upp elektronisk upphandling är det tre punkter som måste lösas: affärsprocess, integration med redovisningssystem och support. Det främsta skälet till att genomföra denna typ av upphandling är kostnadsbesparingarna för inköpsorganisationen. Den ökade effektiviteten minskar personalens tid och ansträngning som krävs för att uppdatera inköpssystemet manuellt, samt hantera leverantörsreskontraprocessen.
Det finns två affärsprocesser som används: centraliserad och decentraliserad. I en centraliserad modell väljer användare sina varor från ett onlineshoppingverktyg eller anger detaljerna för sin inköpsförfrågan genom att fylla i ett onlineformulär. Dessa förfrågningar riktas till central inköpspersonal, som granskar dem, lägger till interna konton, väljer leverantör och sedan skickar inköpsordern. Den primära rollen för inköpspersonalen är att se till att lämplig leverantör väljs och buntar ihop liknande beställningar.
I en decentraliserad modell kan varje individ eller avdelning använda onlineverktyget för att skapa inköpsorder för varor eller tjänster de behöver. Dessa beställningar skickas direkt till leverantören. Det finns ingen interaktion med den interna upphandlingsavdelningen.
De allra flesta företag med resurser för att stödja elektronisk upphandling är tillräckligt stora för att ha ett ERP-system eller integrerat redovisningssystem. Dessa typer av system innehåller alla administrativa funktioner i verksamheten tillsammans, vilket möjliggör större flexibilitet och delegering av ansvar. Inköpsmodulen är vanligtvis integrerad i redovisningssystemet, vilket gör att inköpsorder och fakturabetalningar kan behandlas genom båda modulerna.
Elektronisk upphandling kräver supportpersonal både internt och på leverantörsnivå. Vissa företag skapar en kundtjänstavdelning som är dedikerad till utbildning, dokumentation och support för det elektroniska systemet. Andra integrerar alla administrativa funktioner i en enda stödgrupp.
Elektronisk upphandling förväntas uppleva en stadig tillväxt under de kommande fem till 10 åren, eftersom företag försöker minska ineffektiviteten, öka användningen av teknik och förbättra affärsprocesserna. Det finns en rad programvaruföretag som är specialiserade på detta område. Dessutom lägger många redovisningsprogramvaror till denna funktion till sitt standarderbjudande för att möta kundernas efterfrågan.