Electronic Data Interchange (EDI) är processen att använda datorer för att utbyta affärsdokument mellan företag. Tidigare användes fax eller traditionell post för att utbyta dokument. Utskick och fax används fortfarande i företag, men EDI är ett mycket snabbare sätt att göra samma sak.
EDI används av ett stort antal företag. Över 100,000 70 företag har ersatt de mer traditionella metoderna med EDI. Detta nya system har ett antal fördelar; kostnaden är en av dem. Utbyte från dator till dator är mycket billigare än traditionella metoder för dokumentutbyte. Att bearbeta en pappersbaserad beställning kan kosta upp till 1 US-dollar (USD), medan användning av EDI kostar XNUMX USD eller mindre.
Eftersom en dator bearbetar dokumenten i EDI är det också mindre risk för mänskliga fel. Hastighet är en annan fördel. En pappersinköpsorder kan ta tio dagar till två veckor från det att köparen begär det till det att avsändaren skickar iväg den. Nu kan samma beställning behandlas på mindre än en dag.
Dessa snabbare transaktionstider hjälper till att upprätthålla effektiva lagernivåer. De bidrar också till ett bättre utnyttjande av lagerutrymmen och mindre problem med slut i lager. Detta leder i sin tur till en minskning av fraktkostnaderna, eftersom det inte borde finnas något behov av sista minuten brådskande leveranstillägg.
Det finns några nackdelar med processen. EDI kan bara fungera om alla företaget har affärer med använder samma metod. Om övergången inte har gjorts inom vissa verksamheter kan andra företag som handlar med dem behöva använda EDI såväl som de mer traditionella metoderna. Detta kan vara kostsamt och tidskrävande. Det kan innebära att en medlem av personalen underhåller utskicksprocessen medan en annan arbetare skickar dokument elektroniskt.
Processen att använda EDI för inköp är mycket enkel. När en inköpsorder har skrivits översätts dokumentet till ett specifikt format och skickas till leverantören via Internet. Det måste säkerställas att dokumentet som används av båda parter är i exakt samma format.
Säkerhet är en viktig fråga för företag som använder EDI. Datasäkerheten kontrolleras under hela processen med hjälp av lösenord, kryptering och användaridentifiering. EDI har mjukvara som kontrollerar och redigerar dokumenten för noggrannhet.
I princip är allt som behövs för att köra denna metod för dokumentutbyte en dator och tillgång till Internet. Det finns många företag som tillhandahåller EDI-programpaket utan krångel. Dessa har sin egen krypteringsmjukvara och installationsprocessen kan slutföras på några minuter. Från en liten initial kostnad kan företag använda EDI för att förbättra effektiviteten samtidigt som de sparar tid, pengar och arbete.