E-upphandling, eller elektronisk upphandling, är en process som involverar användning av elektroniska medel för att skaffa resurser som material, förnödenheter och utrustning. Denna process liknar detaljhandel online, men handlar ofta om andra typer av säljare än vanlig online shopping. Vanligtvis engagerar företag sig i denna praxis, men konsumenter kan också använda e-upphandlingsmetoder, särskilt för produkter eller tjänster som de använder regelbundet. En konsument eller ett företag kan utföra elektronisk upphandling manuellt genom att besöka webbplatser och beställa produkter eller tjänster, eller så kan de låta ett program utföra dessa funktioner automatiskt.
Programvara som används för detta ändamål finns i ett fåtal typer. Vissa program kan utformas specifikt för e-upphandlingsfunktioner. Multifunktionsprogram, som ett ERP-program (Enterprise Resource Planning), kan innehålla funktioner för e-upphandling. I allmänhet väljer stora företag som använder e-upphandling multifunktions ERP-mjukvara. Småföretagare använder oftare dedikerade program för återkommande beställningar av varor och tjänster, främst för att de är billiga och har begränsade funktioner som är mer direkt tillämpliga på småföretagens behov.
E-upphandlingssystem kan i allmänhet automatiskt beställa varor när systemet indikerar att fler behövs. Även om den här funktionen kan vara till hjälp för stora företag med djupa fickor, särskilt de som flyttar ett stort antal order, kan den orsaka enorma problem för mindre företag som inte har resurserna tillgängliga för att motivera automatisk beställning. Ett företag med begränsat likvidt kapital kan möta massiva problem om ett e-upphandlingsprogram gör en olämplig order. I grund och botten är det bara en bra idé att använda automatisk beställning om företaget har tillräckligt med fickpengar för att enkelt absorbera en oväntat utlöst order. Ett alternativ för ett företag som har att göra med begränsat kapital är att ha ett e-upphandlingsprogram varningshantering när en beställning behöver göras, utan att faktiskt göra beställningen till en leverantör.
Anta att ett stort företag tillverkar många stolar av en viss typ av trä. Innan företaget kan tillverka stolarna behöver det ha virket till hands. Ett företag som flyttar en avsevärt stor volym stolar kan använda ett automatiskt beställningssystem för att säkerställa att trämaterialet alltid finns med när företaget behöver tillverka en beställning. Vissa program kan beställa mer förbrukningsmaterial när förbrukningen tar slut, medan andra kan göra en beställning på förbrukningsmaterial när företaget får en beställning på sin produkt.