Donator stewardship är odling av en pågående relation mellan en välgörenhetsorganisation och dess givare, genom vilken välgörenhetsorganisationen försöker uttrycka tacksamhet för en givares gåva. Stewardship management involverar vanligtvis en förståelse för motiven som sporrar till att ge till välgörenhet. Processen för donatorförvaltning innebär ofta användning av ett datahanteringssystem för att spåra donationer och notera givarnas avsikter. Två vanliga premisser bakom givares ledningssystem inkluderar trohet mot en givares avsikt och relationsbyggande som försöker förstå och respektera en givares önskan. Eftersom välgörenhetsorganisationer ofta får betydande finansiering genom både donatorlegat och direktiv som ingår i en individs testamente, försöker de flesta som arbetar inom detta område bygga långsiktiga relationer med givare.
Motiven för att ge välgörenhet kan variera i stor utsträckning. Vissa givare kan ge på en impuls, ofta i kölvattnet av en katastrof eller andra offentligt utannonserade behov. Många givare utvecklar dock vanligtvis en relation med en ideell organisation som fortsätter under lång tid och innebär möjligheter till öga mot öga interaktioner. Dessa personliga interaktioner ger en välgörenhetsorganisations personal eller direktörer möjlighet att få värdefull feedback om varför donatorer väljer att stödja just denna välgörenhet och vad givarna förväntar sig att få i gengäld.
Många givare förväntar sig regelbundna nyhetsrapporter om en välgörenhetsorganisations verksamhet. Detta är en anledning till att välgörenhetsorganisationer ofta producerar nyhetsbrev eller publicerar rapporter på bloggar eller webbplatser om hur välgörenhetsorganisationen delar ut donationer till förmånsmottagare. En annan aspekt av givarförvaltning är att hedra givarna genom offentliga utmärkelser. En givare kan till exempel stödja en kapitalexpansion och få en ära som att få sitt namn ingraverat på en gångväg eller vägg.
Att hantera en givares givande profil anses vanligtvis vara mycket viktigt för att odla ansvarsfull givares förvaltning. Regionala eller nationella lagar kan komma in i hur informationen hanteras. Välgörenhetsorganisationer kan behöva spåra vissa donationer eller testamenten för att säkerställa att dessa donationer används enligt givarens begäran. För skattebefriade välgörenhetsorganisationer kan olika lagar kräva att redovisningsrutiner följs som säkerställer att donationen hanteras korrekt. På vissa platser krävs enligt lag trohet mot givarens avsikt.
Givarförvaltning ses ofta som ett långsiktigt åtagande mellan välgörenhet och givare. Korrekt hantering av en givares legat, särskilt om de ges postumt, anses vanligtvis vara mycket viktigt. Ibland kan en skandal påverka givarrelationerna negativt. Till exempel, om för höga löner tilldelas välgörenhetsorganisationens anställda utöver vad som är sedvanligt, kan det försämra en välgörenhetsorganisations rykte om informationen blir offentlig.