Dokumenthanteringsprocessen är ett system där dokument organiseras och lagras för framtida referens. Denna process kan vara rudimentär, till exempel när någon lägger kvitton i en skokartong med liten eller ingen organisation. Processen kan också vara mycket sofistikerad, till exempel när ett företag har utformat en komplex uppsättning skannrar för att samla in, organisera och lagra information extraherad från fördesignade formulär som tilldelas referensnummer innan de katalogiseras och arkiveras i lager. I båda fallen har de grundläggande delarna av dokumenthanteringen antagits.
I allmänhet följer dokumenthanteringen uppfattningen att dokument måste samlas in, beställas och arkiveras enligt någon typ av plan för ett gemensamt syfte. I de flesta fall används dokumenthantering för att individen eller företaget planerar att använda, eller måste redogöra för det framtida behovet av, informationen från dokumenten. Informationen i dessa dokument kan i allmänhet sammanföras eller grupperas efter någon typ av behov eller syfte, såsom redovisning, historik eller regelefterlevnad.
I liten skala tillämpar varje enskild skattebetalare dokumenthanteringsprocessen när han organiserar skattedokument för årlig arkivering. I allmänhet kommer de dokument som behövs för året att samlas på en plats som är lätt att hitta, till exempel en mapp i ett arkivskåp. Enheten i dokumenten, såsom kvitton, räkningar, bidrag och skatteformulär, består av det övergripande kravet att fylla i en årlig skatteblankett och ha nödvändig dokumentation för att stödja anteckningarna på skatteformuläret. När deklarationen lämnas in och underlaget bifogas, placeras den resulterande bunten av information och dokument ofta med tidigare års skattedeklarationer, organiserade efter år. Detta är en grundläggande form av dokumentationshantering.
Dokumenthantering kan också vara komplex, involverad, i flera steg och dyr. Särskilt med stora företag som samlar in konsumentinformation är effektiv dokumenthantering avgörande. Till exempel har en finansiell institution ofta en investerare som är inblandad, noggrant pappersarbete innan investeringen. Institutionen kan krävas av tillsynsmyndigheter att inte bara samla in specifik information från kunden, utan att organisera informationen på ett visst sätt och behålla dokumentationen i ett tillgängligt format under en viss tidsperiod. Följaktligen kan den institutionen använda en komplex dokumenthanteringsprocess.
I ett sådant exempel, när företaget väl har fått det första pappersarbetet, kan papperskopian skannas till en digital bild och skickas till ett nätverk av datoriserade databaser för insamling och organisering av information. Papperskopian kan sedan tilldelas ett referensnummer, placeras i en låda enligt en datum- och tidsstämpel och skickas till ett lager som använder sin egen uppsättning av dokumenthanteringsprocesser. I händelse av att papperskopian behövs för att klargöra en tvist eller för att uppfylla ett regulatoriskt krav, kan den enkelt hämtas från ett stort arkiv med liknande pappersarbete.