Datorstödda utskickssystem är program som skickar utskickningsmeddelanden till nöd- och transportanställda. Programmet registrerar och fångar också information från uppringare och anställda som är involverade i sändningsprocessen. Datorstödda utskickssystem dirigerar alla samtal och data via en server som är placerad på ett centralt kontor. Kommunikationen mellan fältanställda, medborgare och samtalsoperatörer underlättas och uppdateras ständigt i realtid av datorprogrammet.
Nödtelefonlinjer använder datorstödda utskickssystem för att skicka ut ambulanser, brandbilar och poliser. Utryckningspersonalen hänvisas till den plats som angetts av uppringaren. Telefonnummer som är dedikerade till att ta emot nödsamtal fångar automatiskt uppringarinformation och plats via servern. Även om samtalsagenten måste verifiera adressplatsen, hämtar datorprogrammet den ifall samtalet kopplas bort.
Utsändningssystemet loggar när samtalet togs emot och fortsätter att uppdatera sin status. Vissa datorstödda utsändningssystem är sofistikerade nog att skicka ut textmeddelanden till mobiltelefoner eller personsökare. Programmet vet automatiskt vilken fältpersonal som ska kontaktas för att säkerställa den mest effektiva responsen. Till exempel, om en uppringare rapporterar en brand, kommer datorprogrammet att skicka ut ett utsändningsmeddelande till den brandstation som ligger närmast den uppringande adressen.
Förutom att skicka ut sändningsmeddelanden erbjuder datorstödda sändningssystem en strömlinjeformad kommunikationsmetod. Programmet hjälper till att tillhandahålla regelbundna statusuppdateringar beroende på fältanställdas åtgärder och svar. Den kan också meddela telefonoperatörer hur långt en mottagare är från den som ringer. Till exempel, i en situation som ringer efter ambulans, kan operatören fortsätta att stanna på linjen med den som ringer och meddela honom om ambulansens beräknade ankomsttid.
Förutom att tillhandahålla status, kan servern logga anteckningar från fältanställda och telefonoperatörer. Allt som är relevant för situationen eller fallet loggas och registreras av systemet som en permanent post. Detta kan vara praktiskt om dessa register behöver stämmas i en rättegång eller annan tvist. Datorstödda utskickssystem kommer också att registrera hur samtalet och situationen löstes och om det är ett pågående eller engångsproblem.
Många datorprogram som spårar och spelar in samtal kommer att bestå av olika koder eller standardiserade statusar. Operatörer och fältanställda kommer vanligtvis att kunna välja manuellt från en lista eller göra en sidopost under en ”annat” kategori. När olika operatörer och anställda hämtar samma samtalspost kommer de att kunna urskilja vad statusen är genom koden.