Olika typer av information, eller innehåll, finns tillgängligt på Internet. Detta innehåll kräver organisation på flera olika sätt, beroende på dess typ. Att kontrollera denna information på ett ordnat sätt kallas för innehållshantering.
Även känd som CM, innehållshantering inkluderar alla tekniker, tekniker och processer som ett företag kan behöva för att underhålla sitt innehåll. Sådana system kan innefatta publiceringsplattformar, samlingsstöd, filpublicering och delning och många andra typer av hantering. Vissa företag kan utveckla interna processer för dessa medel. Andra kan anlita specifika företag som är specialiserade på att hantera innehåll eller köpa programvara för att hjälpa dem att manipulera sina filer.
Hanteringen av varje del av innehållet varierar beroende på dess typ. Innehåll kan vara i form av grundläggande ord eller meningssammansättning. Detta kan vara fallet när det gäller nyhetswebbplatser, informationsartiklar eller instruktioner. Den kan också innehålla hypertextlänkar som leder läsaren till ytterligare information.
Digitalt innehåll kan vara mycket mer komplext. Det kan finnas i multimediafiler, som video- eller ljudfiler. När ett företag har dessa typer av filer att hantera kan de kräva ytterligare teknisk support och virtuellt lagringsutrymme.
Vanligtvis används ett innehållshanteringssystem, eller CMS, för att styra innehållshantering. Ett sådant system varierar inte bara med vilka typer av innehåll som hanteras, utan också med de behov företaget som äger innehållet kan ha. Vissa företag kanske bara har en eller två anställda som behöver tillgång till innehållet. Denna situation kräver kanske bara enkla verktyg för innehållshantering.
Andra företag kan behöva flera anställda för att redigera eller se deras innehåll. Dessa företag kan behöva mer komplexa innehållshanteringssystem för att hålla sin information organiserad. Om detta inträffar krävs vanligtvis utbildning för systemet även för anställda.
System för att hantera innehåll kan också tillhandahålla andra verktyg för företag. Förutom publicering, redigering och lagring tillåter vissa system samarbete mellan anställda. Detta kan vara användbart när anställda är distanserade eller inte alla arbetar på samma plats. Uppgifter kan ofta även tilldelas genom ett innehållshanteringssystem. Många företag föredrar ett innehållshanteringssystem som gör det möjligt att antingen arkivera eller ta bort gammalt innehåll som inte längre används för att spara utrymme och intäkter.
När man använder den här typen av system är oftast flera roller tillåtna. En skapare får verktygen för att skapa nytt innehåll och göra ändringar i det, medan en redaktör också kan göra ändringar och kan ha en något annorlunda uppsättning verktyg tillgängliga. Utgivaren kan vara ansvarig för att förbereda innehåll för offentlig visning, medan en administratör övervakar hela processen och ger tillstånd för uppgift och verktygsåtkomst. Andra anställda kan beviljas tittar- eller gäståtkomst för att se, men inte ändra, dokument.