Civil personalhantering är en process som används av militära organisationer för att hålla reda på och arbeta med de civila som är anställda av dem. Dessa system skapar en buffert mellan de militära systemen och de icke-militära systemen, båda ger tillgång till arbetare och säkerhet för militär underrättelsetjänst. Civil personalhantering kan ta många former; från en del av personalavdelningen på en militärbas till datorsystemet som innehåller information om de civila arbetarna.
Det är mycket ovanligt att en militär organisation inte har ett stort antal icke-militära personer som utför uppgifter vid sidan av soldaterna. Dessa personer kommer att göra allt från vaktmästeri, till redovisning, till att driva hela avdelningar. Medan några av dessa arbetare är före detta militärer som nu arbetar i en stödjande eller rådgivande roll, har många av dem inte haft någon militär utbildning alls. Detta skapar en grundläggande splittring i synsätt och förväntningar mellan civila och militär personal.
När den används för att beskriva en avdelning inom en militär organisation, är civil personalledning nästan alltid en underavdelning av personalavdelningen. Denna avdelning sköter den dagliga verksamheten för de civila som arbetar i just den basen eller på ett specifikt projekt. Förutom att bara hantera en del av arbetarna är detta nästan samma sak som med andra personalavdelningar. Den enda verkliga skillnaden kommer med att ta itu med statliga föreskrifter och säkerhetstillstånd.
I ett datorbaserat civilt personalledningssystem är komplexiteten och skillnaderna mycket större än för standardledningssystem. Den mest påfallande skillnaden kommer från de säkerhetsprotokoll som används. I många företagssystem är hela systemet inrymt i en enda skyddsbarriär. Militära system har vanligtvis två distinkt olika ledningssektioner, en för militär och en för civila arbetare.
Dessa två system hålls isär från varandra, men har en betydande mängd interaktion. Den största anledningen till denna separation är säkerheten. För att hålla säker information borta från civilanställda och eventuella oönskade åskådare hålls militär information åtskild från icke-militär. När ett system kräver information om båda grupperna, kommer systemet att kontrollera användartillståndsnivåer och sedan skapa en kombinerad post med informationen.
Den andra stora anledningen till att civil personalledning är separerad från det militära systemet är skillnaden i metoder som används för att styra de anställda. I ett standardföretag kan det finnas tim- och lönearbetare som har vitt skilda betalnings- och förmånsscheman, alla i samma system. Detta närmar sig inte ens skillnaderna mellan ett civilt system som det och ett som använder militär information. Den långsiktiga och avtalade metoden bakom ett militärt kontrakt gör ett civilt system olämpligt under många omständigheter.