Budupphandling är ett system där företag som söker en produkt eller tjänst tillåter andra företag eller individer att lämna konkurrerande anbud för att vinna rätten att tillhandahålla den efterfrågade produkten eller tjänsten. Processen är också känd som en ”uppmaning om bud”, eftersom företaget som behöver produkten eller tjänsten uppmanar leverantörer att lämna sitt bästa bud. Upphandlingen sköts ofta av inköpsagenten för företaget som söker en produkt eller tjänst. Denna person har befogenhet att tilldela kontrakt till leverantörer av det vinnande anbudet.
De flesta företag som förlitar sig på produkter eller tjänster från tredje part har en inköpsavdelning. Dessa företag inkluderar de som behöver råvaror för att producera sin färdiga produkt, som tillverkningsföretag, eller datormontörer eller återförsäljare, bland andra. Företaget som begär anbuden kommer också att beskriva kraven för varje anbud i ett dokument som kallas en begäran om förslag (RFP). I begäran om förslag beskrivs det förfarande som anbudsgivarna måste följa för att lämna sina anbud. Detta inkluderar vanligtvis det pris som leverantören kommer att tillhandahålla en produkt eller tjänst och den tid under vilken den kommer att levereras.
Offentliga installationer använder vanligtvis upphandlingssystemet för att få flera rättvisa bud för varje produkt eller tjänst de behöver. Detta för att säkerställa att inga oegentligheter äger rum vid tilldelningen av ett givet kontrakt. Till exempel har United States General Service Administration (GSA) flera avdelningar som driver anbudsupphandlingssystemet. GSA har en webbplats som listar alla kontaktmöjligheter och deras tillhörande budgivningsinstruktioner.
De flesta anbudsupphandlingssystem kräver att vinnaren ska vara det lägsta priset. Vissa system förlitar sig dock på en kombination av variabler, som tidpunkt för leverans, sannolikhet för leverantörsfel och leverantörskredit. För att lämna ett anbud behöver en potentiell leverantör endast registrera sig hos det företag som begär anbudsförslaget och förbereda sitt anbud enligt kontraktets specifika regler och riktlinjer.
Den vinnande anbudsgivaren meddelas av den anbudsinköpsansvarige och tilldelas officiellt kontraktet. Leverantören tilldelas en viss tid för att leverera sin produkt eller tjänst. Om produkten eller tjänsten inte kan levereras i tid kan kontakten ogiltigförklaras och anbudsupphandlingsprocessen börja om igen. Den leverantör som inte kunde leverera i tid är vanligtvis diskvalificerad från att lämna ytterligare bud på samma kontrakt.