Budgetredovisning är en speciell redovisning som oftast används av lokala, statliga och federala kommuner. Företag inom den privata sektorn använder budgetar för att styra sina utgifter, men det är inte samma sak som budgetredovisning. Statlig redovisning använder en serie fonder som representerar det kapital som anslagits för vissa användningsområden. Andra poster som läggs upp i fonderna är tilldelningar och belastningar, som beskriver hur den statliga eller federala myndigheten kommer att spendera anslagna pengar i varje fond. En fond markeras vanligtvis som allmän för att representera outnyttjat kapital.
Statlig redovisning är ofta en svår process att förstå och underhålla för de flesta revisorer. Detta beror på budgetprocessen förknippad med de få inkomstkällor som den statliga myndigheten tjänar, såsom försäljning, fastighet eller inkomstskatt. Vid varje inkomst som statskommunen får ska revisorerna anslå medlen enligt förutbestämd budget. De flesta myndigheter eller kommuner har ett budgetråd som bestämmer hur de ska spendera skatteintäkterna. Budgetprocessen är vanligtvis en detaljerad process som inte nödvändigtvis styrs av revisorer, utan myndighetens eller kommunens valda tjänstemän.
I vissa budgetredovisningsformer kan varje anslag som görs av ett styrande organ representera en fond. Det kan till exempel sättas anslag för löner, underhåll, polis och brandmän, infrastrukturförbättringar, nya vägar eller andra större projekt. Anslagna konton och medel kommer att representera ett specifikt syfte för pengarna som tilldelas kontot. För de flesta statliga myndigheter eller kommuner är det olagligt att spendera medel som anslagits för en användning på ett annat projekt. Till exempel kan medel avsedda för gatustädning inte gå till reparation av polisbilar. Anslagsmedel kan vara obegränsade i hur en kommun använder kapital.
Tilldelningar är de specifika summor pengar som en statlig myndighet eller kommun kommer att placera i varje fond i budgetredovisningssystemet. Tilldelning sker vanligtvis när kommunen får pengar från skatteintäkter. Revisorer måste bryta ut varje del av pengar och registrera det i den specifika fonden. Detta är en vanlig process för momsuppbörd. Många kommuner använder momsintäkter för att betala för en rad olika ändamål. Revisorer måste skapa tilldelningar för att bokföra det intjänade kapitalet i varje fond.
En belastning är en särskild användning av skatteintäkter som får eller inte får betalas när kommunen gör belastningen. De flesta regeringar får bara skatteintäkter vid specifika tidpunkter under året. En belastning gör att myndigheten eller kommunen kan betala för varor med hjälp av ett kundreskontrasystem, det vill säga kreditbetalning. Revisorer kommer att registrera införandet i budgetredovisningssystemet med hjälp av en belastning. När skatteintäkterna väl kommer in kommer revisorer att betala av belastningen och ta bort den från redovisningsboken.