BPO-datainmatning är en affärsprocess där ett företag lägger ut vissa datainmatningsuppgifter till ett annat. Datainmatning innebär vanligtvis att man extraherar nyckelfakta från täta dokument, sammanställer och uppdaterar databaser och omvandlar siffror till fungerande statistik, bland annat. Det är ofta lättare för företag att tilldela vissa, om inte alla, dessa uppgifter till externa företag som är specialiserade på datainmatning. Detta sparar källföretaget tid och pengar och gör att det kan fokusera mer helt på sina kärnkompetenser.
Termen BPO, eller Business Process Outsourcing, omfattar en lång rad olika aktiviteter. Företag väljer ofta att börja använda BPO när deras kundlista växer, när de funderar på att expandera eller till och med när de bara vill utforska mer kostnadseffektiva sätt att bedriva daglig verksamhet. BPO innehåller vanligtvis mycket mer än bara outsourcing av datainmatning. Allt från personal till kundtjänst callcenter till webbdataanalys och Internettrafikhantering kan göras av ett dedikerat BPO-team.
För det mesta är de företag som utför BPO-datainmatning uteslutande fokuserade på outsourcingtjänster. Den här typen av företag marknadsför sig ofta som outsourcingspecialister och hanterar ofta data från flera kunder samtidigt. De är vanligtvis bemannade av ett antal utbildade specialister som kan arbeta dygnet runt för att leverera de kontrakterade resultaten.
I BPO-datainmatning kretsar jobbet vanligtvis kring att ta data i en form och konvertera den till en annan. Datainmatning kan vara så enkelt som att konvertera ett inspelat möte till en skriftlig utskrift, eller så komplicerat som att mata in data från olika formulär och rapporter till läsbart, sökbart material i en webbplatsdatabas. Den här typen av tjänster är nödvändiga för att företag ska växa, förändras och förbli relevanta, men är ofta otroligt tidskrävande.
Specialister använder ett antal BPO-strategier och BPO-tekniker för att säkerställa korrekt konvertering av deras outsourcinguppdrag för datainmatning. Digitala skannrar och mjukvarubaserade verktyg för ordidentifiering används ofta. Mycket av arbetet är också manuellt. Att arbeta med datainmatning innebär vanligtvis mycket läsning, omskrivning och omformatering, där noggrannhet är avgörande.
Många företag kommer att kontraktera för BPO-datainmatning som en del av ett större paket av tjänster. Datainmatning görs ofta i samband med andra pågående dataanalysuppgifter. Beroende på tjänsten kan BPO-datainmatning ibland också avtalas på projektbasis.
Ett företag som en advokatbyrå som bara behöver data från en viss ärendefil packad om kan avtala med en BPO-systemleverantör för begränsad BPO-datainmatning. På liknande sätt kan ett företag som vill digitalisera sina årsredovisningar eller göra sin företagskatalog mer lättillgänglig lägga ut dessa projekt individuellt, snarare än att ge dem i uppdrag till en tjänsteman. Att använda BPO-datainmatningstjänster är ofta mer kostnadseffektivt än att betala en befintlig anställd för att göra samma jobb själv.
Det finns ingen brist på BPO-datainmatningsföretag tillgängliga idag. De finns över hela världen, men deras anställda finns inte alltid där företagets huvudkontor finns. Många datainmatningsspecialister arbetar på distans eller på kontor offshore. Varje företag som överväger BPO-datainmatning skulle göra klokt i att undersöka tjänsteleverantörerna, med särskild omsorg om deras datasäkerhetsåtgärder, innan de skickar över information. Detta gäller särskilt när det gäller känslig företags- eller kundinformation.