Customer Relationship Management (CRM) är en av de funktioner som mer allmänt delegeras till Business Process Outsourcing (BPO), praxis att anlita tredjepartskällor för att driva vissa aspekter av ett företag. Många företag utövar CRM i BPO-situationer för att bättre underlätta relationer med kunder på en konsekvent basis med minimala kostnader. CRM praktiseras också mellan företaget och BPO-leverantören för att hjälpa till att främja en ömsesidigt fördelaktig affärsrelation. Detta gäller särskilt i outsourcingbutiker i olika länder, där arbetsförhållanden och praxis tenderar att skilja sig från företagets huvudkontor. CRM i BPO-uttag hjälper båda sidor att anpassa sig till varandra och organisera arbetsflödet, samtidigt som relationens långsiktiga relevans bibehålls.
Vikten av CRM i alla företag ligger i det faktum att det är den mest direkta metoden genom vilken kunder kan interagera med företag. Som sådan praktiseras CRM av tre primära skäl: att attrahera och konvertera potentiella nya kunder, behålla befintliga kunder och för att hjälpa till att utveckla bättre sätt att få och behålla kunder. Dessa görs vanligtvis genom att tillhandahålla teknisk support och kundservice och genom aggressiva riktade marknadsföringsstrategier. Kostnaderna för att driva en effektiv CRM-avdelning kan minskas avsevärt genom att tilldela den till en BPO-leverantör.
Företag utövar CRM i BPO-system av flera skäl: billigare arbetskraft, lägre driftskostnader för anläggningar och service dygnet runt. Många kunder kräver 24-timmars tillgång till kundtjänstrepresentanter, något som är betydligt dyrare när man arbetar inom en enskild tidszon. Genom att köra CRM i BPO-miljöer kan företag ha anställda som arbetar över hela världen dygnet runt. Dygnet-runt-fördelen är också fördelaktig för CRM-avdelningar inriktade på försäljning och marknadsföring, eftersom de kan genomföra pitcher och konvertera försäljning i stort sett när som helst inom varje marknadssektor.
Eftersom BPO förlitar sig på tredje part för att hantera avgörande affärsprocesser – dessa inkluderar administrativa tjänster som transkription och filorganisation, tillsammans med CRM – är det av yttersta vikt att företag upprätthåller en sund arbetsrelation med leverantörerna. Det är inte ovanligt att företag driver en liten CRM-avdelning som arbetar specifikt med BPO-leverantörer och vice versa. Leverantörer gör ett företag av att erbjuda tjänster till flera kunder, och därför praktiseras CRM i BPO-system för att få och behålla kunder som är villiga att anförtro deras företagsdata till en tredje part. Detta illustrerar vikten av CRM i BPO som cykliskt, eftersom både företaget och BPO-leverantören förlitar sig på CRM för att hålla sina verksamheter så lönsamma som möjligt.