Beredskapsledarskap är en filosofi att en chefs ledarstil är beroende av den omgivande miljön. Tre grundläggande faktorer i denna ledarskapsteori inkluderar relationer, uppgiftsstruktur och positionell makt. Andra faktorer kan vara underordnade till dessa tre första, även om detta beror på situationerna inom ett företag. Relationer handlar om interaktionen mellan ledare och gruppmedlemmar, projekttydlighet eller riktlinjer och den auktoritet som ges till en ledare att främja eller straffa arbetare. Under beredskapsledarskap anpassar sig ledare inte till situationen; företag kommer att matcha ledare till situationer.
Ledar- och teammedlemsrelationer är avgörande för beredskapsledarskapsmodellen, eftersom arbetare måste ha tillit och förtroende för ledaren. Ledare måste arbeta hårt för att bygga upp arbetarnas förtroende så att varje uppgift eller aktivitet inom projektet når slutförandet i tid. Dessa nyanser av förhållande kommer att skilja sig, beroende på vilken typ av arbetare som är involverad i projektet. Lägre kvalificerade arbetstagare kan behöva mer vägledning, medan högre kvalificerade arbetare kommer att behöva mindre vägledning för att slutföra uppgifter. När arbetare upplever problem med sina projekt, måste starka ledare vägleda arbetarna genom dessa frågor så att de kan slutföra projekt i tid.
Uppgiftsstruktur är också ett övervägande för beredskapsledarskap. De flesta ledarskapsmodeller behöver en strukturerad modell för att säkerställa att ingen arbetare eller uppgift går utan rätt övervakning. Ledare kan kliva in i projekt eller program som inte har en aktuell struktur. För att rätta till detta kommer ledare att behöva en stark förmåga att samla ihop sitt team och skapa en struktur för projektet eller programmet. I beredskapsledarskapsmodellen måste företag matcha ledare till uppgiften. Medan vissa chefer kan vara bra på att skapa en initial struktur, kanske andra inte. Därför kommer företag att behöva välja den tidigare ledaren för att skapa en uppgiftsstruktur för projekt eller program.
Positionell makt är nödvändig för att ledare ska kunna främja korrekt beteende hos anställda under ledarens ledning. Ledare som inte kan flytta runt anställda, som att befordra till ledande befattningar eller degradera dem till lägre befattningar, kan kämpa för att skapa en fast arbetsstruktur. Stora avdelningar och projekt kommer ofta att ha mer positionell makt förknippad med ledande positioner. Detta är nödvändigt för att säkerställa att beredskapsledare har alla verktyg till sitt förfogande för att utföra nödvändiga uppgifter och aktiviteter. Delegering är också nödvändigt för stora avdelningar och projekt. Att ha en stark ledningsgrupp hjälper ledaren att fokusera på övergripande affärsmål.