Bates-numrering är en metod där dokument stämplas med identifierande teckensträngar på ett sekventiellt sätt för att hjälpa till att hålla reda på dem. Bara siffror kan användas, eller så kan ett alfanumeriskt Bates-nummersystem användas. Det finns ingen fast metod för att använda denna praxis och människor kan utveckla sina egna koder och strängar för internt bruk. Dokumentsamlingar med Bates-numrering är lättare att hantera, eftersom människor lätt kan identifiera dokument i ur ordning och andra problem.
Denna term kommer från en patenterad enhet, Bates automatiska numreringsmaskin, som en gång användes i stor utsträckning för proceduren med samma namn. Denna maskin var en stämpel med en uppsättning rullar som automatiskt flyttades fram efter varje avtryck, vilket gjorde det möjligt för människor att stämpla dokument under bearbetning med sekventiella numeriska koder. Människor fortsätter att använda stämplar för hand Bates-numrering, och många datorprogram erbjuder också denna funktionalitet, och skapar en permanent post nära toppen eller botten av varje dokument, oavsett om det genereras i programmet eller skannas in från en annan källa.
Läkare och jurister är mest benägna att använda denna teknik. De har ofta stora samlingar av papper som hänför sig till ett enskilt fall och behöver ett sätt att hålla reda på dem. Om dokument försvinner eller döljs kan det äventyra medicinska eller juridiska fall. Med Bates-numrering är det lätt att se när det är problem med en samling dokument. Vidare kan siffrorna användas för att skapa ett register för att göra det enkelt att söka i dokumenten, eftersom en lista kan skapas med numeriska referenser.
Vissa kontor har interna koder som de använder som grund för sina Bates-numrering för att göra det enkelt att spåra ärenden. De kan använda ett avstavningssystem, där varje dokument börjar med en sträng av siffror och bokstäver för att identifiera fallet, följt av ett individuellt Bates-nummer. En advokatbyrå kan använda en kod som 201112 för att indikera att ett ärende är det 12:e som accepterades av byrån 2011, följt av ett Bates-nummer för att identifiera ett specifikt dokument, som i 201112-1234, som skulle följas i följd 201112- 1235. Båda dessa nummer skulle också kunna listas i ett register med information om innehållet i de enskilda dokumenten.
Andra än läkare och advokater kan använda Bates-numrering och kan ha nytta av det för att organisera samlingar av dokument och filer. Ett konsekvent kodsystem behövs, och människor kan använda allt från etiketttillverkare till stämplar till nummerdokument.