Best praxis för upphandling är strategier som kan följas när man fattar företagets inköpsbeslut. Dessa metoder kan innefatta att bygga leverantörsrelationer, teambaserade metoder för upphandling och korrekt användning av teknik eller e-upphandling. Att implementera bästa praxis för upphandling kan avsevärt förbättra effektiviteten i inköpsbeslut.
En av de viktigaste bästa metoderna för upphandling kan vara att förbättra relationen mellan köpare och leverantörer. Att välja en leverantör enbart baserat på konkurrenskraftiga priser ses ofta som kortsiktigt och kan vara ineffektivt. En alternativ upphandlingspraxis är att använda leverantörer som erbjuder pålitliga produkter till rimliga priser.
Att bygga en långsiktig relation med en pålitlig leverantör kan resultera i bättre kundservice och kan visa sig vara mer kostnadseffektivt över tid. Att ständigt byta leverantör på jakt efter det lägsta priset kan vara skadligt för ett företag av flera skäl. Att byta leverantör regelbundet kan faktiskt resultera i mindre tillförlitlig service som kan sluta kosta mer om deadlines missas eller kunderna är missnöjda. Dessutom kan det hända att vissa leverantörer med lägre priser inte är kvar så länge, så risken att behöva byta leverantör igen är hög. Att bygga en relation med en stadig leverantör kan hjälpa till att bygga upp ett respektfullt affärsarrangemang, och leverantören kan vara mer benägna att uppskatta den stadiga verksamheten och göra eftergifter när det behövs.
En annan bästa praxis för upphandling är att göra en hel avdelning ansvarig på något sätt för upphandling. Att göra upphandlingsmetoder mer av en laginsats kan öka företagets moral och förbättra strategiska inköpsstrategier. Vissa metoder inkluderar att utse en representant från varje avdelning att sitta i en upphandlingskommitté som regelbundet samråder med upphandlingsavdelningen.
En av de mest diskuterade bästa praxis för upphandling är användningen av e-upphandling. E-upphandling är en elektronisk metod för att köpa varor och tjänster. Företag som köper programvara för e-upphandling kan ta emot produkt- och tjänstbetalningar online.
E-upphandling anses vara en bästa praxis eftersom det kan minska omkostnader genom att eliminera kostnader för inköpsagenter. Denna programvara gör det också lättare att kontakta kunder online och hjälper till att minska kostnaderna för massutskick. Att göra onlineköp tillgängligt ger också ett företag mer exponering och gör ett företag mer tillgängligt för en större kundkrets. Programvara för e-upphandling kan också hjälpa till att organisera fakturering, resultaträkningar och andra finansiella poster. Enbart denna funktion kan spara på merkostnaderna för en vanlig bokförare. Att köpa programvara för e-upphandling kan vara den mest effektiva metoden för att minska kostnaderna samtidigt som verksamhetens effektivitet och kommunikation förbättras.