Arbetsflödesanalys innebär att se över alla processer i en verksamhet i syfte att identifiera ineffektivitet och rekommendera förbättringar. Arbetet börjar med att fastställa önskade resultat från analysen med ett företags högre chefer. Analytiker interagerar sedan med företagets anställda för att dokumentera det aktuella läget för affärsprocesserna i företaget. Det sista steget är rekommendationen av processer som behöver ändras, automatiseras eller lämnas på plats i linje med uppsatta mål.
En typisk verksamhet strävar kontinuerligt efter att förbättra sina processer, och två primära faktorer leder till att företag genomför en arbetsflödesanalys. För det första kan pågående tekniska framsteg erbjuda effektivare och billigare sätt att göra affärer, och företag väljer ofta att se över processer i syfte att automatisera dem eller införliva den senaste tekniken. För det andra är det typiskt för så kallade legacy-processer att vara fast förankrade i ett företag, vilket innebär att en viss uppgift länge har utförts på ett visst sätt och kan förbises som en process i behov av förbättring. Ett mål med denna process är att avslöja sådana äldre processer.
Utomstående konsulter kan effektivt utföra en arbetsflödesanalys eftersom de är experter på det och inte har någon lojalitet till något särskilt sätt att göra affärer. I den första interaktionen med högre chefer börjar arbetsflödesanalytikerna vanligtvis med intervjuer för att avgöra hur toppchefer ser på företaget för närvarande, inklusive vad som fungerar och vad som inte fungerar. Analytiker bestämmer sedan det önskade sluttillståndet som chefer hoppas uppnå genom arbetsflödesanalysprojektet.
Huvuddelen av arbetet inom arbetsflödesanalys sker med att utbildade analytiker intervjuar medarbetare och arbetsledare för att dokumentera hur affärer går till. Detta inkluderar alla aspekter av ett företag som bearbetning av pappersarbete för försäljning, insamlingar, efterlevnad och mänskliga resurser. Det kan också omfatta tillverkningsprocesser som att ta emot råvaror eller delar, bearbeta eller montera dem och skicka färdiga varor.
Analytiker kommer också att granska tid och ansträngning för att interagera med kunder, inklusive försäljning och kundservice. Arbetsflödesanalys tittar på allt varje anställd på företaget gör i syfte att dokumentera hur varje uppgift börjar och rör sig genom organisationen.
Efter den första dokumentationen presenterar arbetsflödesanalytiker vanligtvis resultat för lägre nivåer för att säkerställa att resultaten av analysen matchar företagets verklighet. Genom att justera analysen efter behov, undersöker analytikerna sedan arbetsflödet för att identifiera områden där processer kan strömlinjeformas, automatiseras eller både och. Denna information presenteras sedan vanligtvis för toppchefer tillsammans med rekommendationer för förbättringar.