Ratioanalys används på ekonomi-, ekonomi- och marknadsavdelningar för att kunna fatta mer välinformerade beslut och rimliga prognoser. Användningen av kvotanalys varierar från att skapa redovisningsutlåtanden av vanliga storlek till att bestämma företagets lageromsättning eller spåra framgången för en marknadsföringskampanj över tid. Standardförhållanden används för olika avdelningar för att utföra specifika uppgifter. Även om användningen av nyckeltalsanalys är viktig för ett företag när man fattar beslut, finns det också begränsningar för att använda sådana nyckeltal.
Användning av kvotanalys inkluderar att bryta ner data så att de kan jämföras. När man jämför två uppsättningar data kan förhållanden hjälpa till att få siffrorna till motsvarande siffror. Om företaget till exempel vill jämföra sin månatliga kostnad för sålda varor under det senaste året, bör det inte titta på de råa siffrorna. Istället bör företaget beräkna kostnaden för sålda varor som en procentandel av den totala försäljningen för att avgöra om kostnaderna verkligen har ökat eller minskat.
Att göra prognoser är en annan användning av kvotanalys. Att jämföra nyckeltal över tid kan hjälpa ett företag att göra rimliga förutsägelser om vad det kan förvänta sig i framtiden om förhållandena förblir desamma eller liknande. Att bryta ner data till kvoter och jämföra kvoterna över tid kan också hjälpa företag att se om trender eller cykler dyker upp.
Standardkvoter har utvecklats för att utföra vissa typer av analyser inom olika affärsområden. Till exempel inom finans är det vanligt att använda vinst per aktie, bruttovinstmarginal, avkastning på tillgångar och lageromsättningskvoter. Detta hjälper inte bara ett företag att jämföra historiska data mellan sig själv och konkurrenter, utan anställda är i allmänhet utbildade i att använda dessa specifika förhållanden innan de anställs. Även om de flesta förhållanden är lätta att beräkna, måste analytikern förstå betydelsen av varje kvot för att undvika att göra falska antaganden.
Farorna med att använda en kvotanalys inkluderar att inte förstå de antaganden som görs i dess beräkning, att ta hänsyn till prisförändringar eller använda data som kan vara felaktiga. Användningar av kvotanalys är viktiga för att analysera verksamhetens data, men de kan resultera i felaktiga eller missvisande beräkningar. Begränsningar av användningen av kvotanalys bör inte hindra företag från att använda dem, men de bör få företag att vara mer försiktiga innan de använder dem för att fatta beslut. Till exempel, om företaget har ändrat sina priser och jämför vinstkvoter under denna tidsperiod, måste det ta hänsyn till att prisförändringen kan ha haft en effekt på antalet försäljningar.