Termen ”affärskommunikation” är en generisk term som används för att beskriva vilket medium som helst genom vilket ett företag kommunicerar. Sådan kommunikation kan riktas till en mängd olika målgrupper och kan förekomma i ett antal format. Annonser, webbplatser, e-postmeddelanden, brev och pressmeddelanden är alla exempel på affärskommunikation.
Vanliga målgrupper för affärskommunikation inkluderar investerare, interna valkretsar, media, befintliga kunder och potentiella kunder. Företag kommunicerar ofta med investerare genom års- eller halvårsrapporter som kan skickas via vanlig eller elektronisk post och kan, när det gäller offentliga företag, läggas ut på en webbplats. Kommunikation till interna valkretsar kan innefatta policyer och förfaranden; personalhandböcker; och elektroniska, muntliga eller skriftliga meddelanden. Nyhetsbrev för anställda är ett annat exempel på intern affärskommunikation.
Affärskommunikation riktad till kunder och potentiella kunder kan innefatta annonser eller reklamblad, särskilt för företag som säljer fysiska varor. Sådan kommunikation kan också innefatta försäljningspresentationer, bud eller förslag. De inkluderar även projektstatusrapporter, meddelanden om nya produkter och andra sådana meddelanden. All denna kommunikation kan ske skriftligt, elektroniskt eller muntligt.
Företag kommunicerar ofta direkt med media för att tillkännage nya produkter, evenemang, utmärkelser eller andra nyhetsvärde. Den vanligaste formen av affärskommunikation med media är ett pressmeddelande. Detta är ett dokument som berättar för media om det nyhetsvärde så att de kan bestämma om de ska bevaka det eller inte. Till exempel, om ett detaljhandelsföretag öppnar en ny plats, kan det skicka ett pressmeddelande till tidningar, radio och tv-nyhetsprogram i området med information om den stora öppningen och tillhandahålla en kontakt som kan erbjuda ytterligare information eller vara tillgänglig för intervjuer.
Betydelsen av affärskommunikation liknar betydelsen av andra kommunikationsformer. Det gör att verksamheten kan kommunicera information till ett stort antal människor samtidigt. Medan det primära målet är att informera, är det ofta också tänkt att skapa medvetenhet om eller öka intresset för en verksamhet.
I vissa fall kan termen ”affärskommunikation” också användas för att hänvisa till de specifika kommunikationsmetoder som används av ett företag. Detta skulle inkludera de system och hårdvara som är involverade i telefonkommunikation, telekonferenser, videokonferenser, Internet- eller intranätkommunikation och mobil- eller satellitkommunikation. Det kan också hänvisa till policyer, affärsprocesser och kontrakt som upprättats för att hantera sådana kommunikationssystem eller hårdvara.