För att hålla jämna steg med en ständigt föränderlig arbetsplats ges administrativa yrkesverksamma ett brett spektrum av ansvarsområden. Dessa kontorsproffs kan specialisera sig inom ett antal områden, från juridiska, medicinska och utbildningsyrken till statliga eller tekniska områden. Administrativ kompetens kommer att variera mellan olika branscher samt olika geografiska platser.
Även om det inte alltid krävs, är många administrativa yrkesverksamma certifierade eller har examen i företag, administration, kontorssystemteknik eller relaterade program. Alla dessa positioner kräver i allmänhet minst ett gymnasieexamen vid inträde. Dessutom är det ofta bra att ha erfarenhet eller utbildning inom ett visst område. Till exempel kan de som arbetar i en juridisk miljö tycka att det är fördelaktigt att ha administrativa färdigheter relaterade till paralegalstudier.
Kontorsproffs i tekniska industrier kan tycka att det är användbart att ha ytterligare matematik, naturvetenskap eller datorkunskaper. De flesta statliga jobb kommer i allmänhet att kräva slutförandet av ett offentligt tjänsteprov också. Fortbildning, workshops och professionella organisationer är andra utmärkta sätt att skaffa sig ytterligare kunskaper och administrativa färdigheter.
Även om deras arbetsuppgifter kan variera från fält till fält och plats till plats, kommer de flesta kontorsproffs fortfarande att dela en liknande uppsättning förmågor. En av dessa inkluderar att ha stark organisationsförmåga. Administrativa yrkesverksamma måste ha förmågan att multitaska och använda färdigheter i tidshantering. Administrativa anställda är kända för att jonglera med många uppgifter och klienter förutom att hålla deadlines. Dessa yrkesmän måste inte bara tillhandahålla allmänna kontorsrutiner utan också stödpersonal; utföra schemaläggning; hantera inköp; utbilda andra; och interagera med kunder, leverantörer och allmänheten.
Dessutom måste kontorsanställdas administrativa färdigheter innefatta exceptionell kommunikation, både skriftlig och muntlig. De är inte bara ansvariga för en snabb och effektiv hantering av alla samtal, de måste också regelbundet kontrollera röstbrevlådan och e-postmeddelanden och vidarebefordra dem till lämpliga parter. Starka skriv-, research- och grammatikkunskaper är också viktiga för korrekt hantering av skriftlig korrespondens på och utanför kontoret. Administrativa yrkesverksamma är i huvudsak kontorets livlina.
Att ha kunskap om grundläggande affärsetikettriktlinjer och öva diskretion med känsligt innehåll och material är ytterligare administrativa färdigheter som krävs inom en kontorsmiljö. En annan viktig aspekt av jobbet inkluderar tekniska färdigheter. Kontorsproffs måste ha starka dator- och tangentbordsfärdigheter. De måste också hålla sig informerade om tekniska förändringar i olika programvarusystem som ordbehandling, kalkylblad och databaser, och upprätthålla tillräckliga internetkunskaper. Registerhantering är också viktigt.
Upprätthållandet av register inkluderar arkiveringsförfaranden som innebär både elektronisk och handarkivering. Mitt i allt detta måste administrativ personal ofta underhålla pappersarbete och förnödenheter samt distribuera post och paket. Dessutom måste utrustningen på kontoret, såsom faxar, kopiatorer och skrivare, kontrolleras och underhållas under hela dagen. Administrativa färdigheter kräver livslång utbildning och träning för att hålla jämna steg med föränderlig teknologi och globala krav.