5S är en uppsättning hushållningsregler som designats av japanerna för att ingjuta disciplin på arbetsplatsen för en renare och mer organiserad tillverkningsmiljö. Det antogs senare i andra arbetsmiljöer än produktionsverkstaden, inklusive kontor i Japan och andra kontinenter. Fem japanska actionord som börjar med bokstaven s har myntats för att enkelt komma ihåg de hushållsregler som måste följas regelbundet för att upprätthålla ordning, renhet och effektivitet på arbetsplatsen. De fem handlingsorden är seiri, seiton, seiso, seiketsu och shitsuke.
Seiri betyder att sortera. Delar och verktyg som behövs i produktionslinjen måste separeras från de delar och verktyg som inte behövs och måste därför kasseras. Kontor kan efterlikna en produktionslinje och även sortera kontorsverktyg och material för att hålla en smidig arbetsmiljö och göra det enkelt för en kontorsanställd att hitta de saker han eller hon behöver för att slutföra en process eller tjänst. Att skapa en checklista över de saker som en produktions- eller kontorsanställd behöver för att göra ett jobb kommer att effektivisera processen för att eliminera onödiga verktyg och material.
Seiton står för att skapa ordning på arbetsplatsen. De delar och verktyg som behövs för produktionen måste vara korrekt märkta och placerade på sina rätta platser och inom räckhåll för arbetaren. På kontoret innebär det att man placerar kontorsmaterial och material på rätt plats och i ordningsföljd som liknar ett löpande band för att sömlöst slutföra en transaktion eller tjänst.
En produktionsarbetare ska också sopa arbetsplatsen och rengöra maskinerna för att förhindra haverier och reparationer. Detta kallas seiso, och det måste göras regelbundet. En ren arbetsmiljö är också fördelaktigt för en kontorsanställd. Han eller hon kommer att kunna andas ren luft och undvika att bli sjuk.
Standardisering, som kallas seiketsu på japanska, kommer att göra det möjligt för en arbetare att utföra dagliga uppgifter med lätthet och snabbhet, oavsett om han eller hon är på produktionsgolvet eller på ett kontor. Att dokumentera steg-för-steg-proceduren för att utföra en persons arbete kommer att tillåta honom eller henne att utföra uppgiften på ett rutinmässigt sätt. Det kommer inte att finnas fler försök och misstag, och slöseri med tid och material kommer att minimeras, om inte helt elimineras.
När organisationen redan utövar 5S, måste ansträngningar göras för att upprätthålla vanan med god hushållning etablerad genom 5S. Detta är känt som shitsuke. Detta kan göras genom att ständigt motivera alla medlemmar i organisationen att fortsätta utöva 5S. Ett sätt att motivera var och en att upprätthålla vanan med 5S är att anordna interdepartementella tävlingar för att lyfta fram bästa praxis. En överraskningsrevision skulle också kunna genomföras av en 5S-patrull för att hålla alla på tårna och förbli konsekventa i att upprätthålla ordning och renlighet på arbetsplatsen tills det blir ett sätt att leva och en kultur i organisationen.