E-postetikett, ibland kallad nätetikett i stora termer, är en komplicerad sak. Det är verkligen inte lämpligt att underlåta att svara på e-postmeddelanden, särskilt från privatpersoner, men vi är alla upptagna ibland och kanske inte kan göra mer än att bekräfta mottagandet av e-postmeddelanden och lova att skriva mer detaljerat vid ett senare tillfälle. Frågan om det är lämpligt att skicka ett automatiskt svar på alla mejl är också komplex.
I allmänhet anses det olämpligt att skicka ett automatiskt svar på alla e-postmeddelanden när du är fullt kapabel att returnera ett svar. Denna praxis blir allt vanligare även när människor kan svara på deras e-post, och detta verkar vara ett brott mot e-postetiketten. Å andra sidan, om du planerar att ta semester och du är en privatperson, arbetar för ett litet företag eller har en privat praktik som advokat eller läkare, kan folk vänta i flera dagar till flera veckor i hopp om ett svar från dig som kan ta längre tid än de förväntade sig. Om du får stora mängder e-post rekommenderar etikettexperter att du skriver ett passande svar och skickar ett automatiskt svar på alla e-postmeddelanden om du planerar att vara frånvarande från din dator eller en e-postkälla i mer än 48 timmar under arbetsveckan.
Svaret du skapar bör vara artigt och affärsmässigt, eftersom du kan få brev från vänner eller proffs. Ange din frånvaro, även om det inte finns något behov av att ange varför, och ge en tidsuppskattning om när du planerar att börja svara på e-postmeddelanden. Ge dig själv några dagar extra tid, särskilt om du vanligtvis får ett stort antal e-postmeddelanden. På så sätt kan du uppfylla dina skyldigheter att svara på e-postmeddelanden samtidigt som du ger dig själv tid att komma igång igen efter att ha varit borta i några dagar.
Observera att en del av dina e-postmeddelanden sannolikt kommer att studsa när du använder ett automatiskt svar, särskilt om du får många spam- eller Bacn-e-postmeddelanden. Faktum är att om du prenumererar på nyhetsgrupper eller sociala nätverkssajter kanske du vill avsluta prenumerationen medan du är på semester. På så sätt fyller du inte upp andras brevlådor med flera meddelanden om hur du är borta, vilket anses vara oförskämt. Teoretiskt, om du ska använda ett automatiskt svar på alla e-postmeddelanden medan du är borta, bör du se till att du bara får meddelanden av personlig eller affärsmässig karaktär. Om du inte vill missa nyhetsgrupps- eller Bacn-e-postmeddelanden, prenumerera på dessa under en annan e-postadress än den du använder för personlig eller affärskorrespondens.
Stora företag eller företag som får en betydande mängd e-post kan använda ett automatiskt svarssystem för att bekräfta mottagandet av e-post. Det anses artigt av alla företag att skicka ett automatiskt svar på alla e-postmeddelanden eftersom det bekräftar mottagandet av dessa. Denna situation är analog med en upptagen servitris som nickar till dig på en restaurang. Hon låter dig veta att hon ser dig och kommer till ditt bord så snart hon kan. Ett stort företag som i slutändan kommer att svara på din e-post ger i huvudsak den där vänliga nicken med löftet om ett personligt svar inom några dagar eller veckor.
Det är särskilt viktigt för läkare, terapeuter och allierad hälso- och sjukvårdspersonal som använder e-postkorrespondens med patienter att skicka ett automatiskt svar på alla e-postmeddelanden när de kommer att vara borta från stan under arbetsveckan i mer än två dagar. Om en patient har en omedelbar oro, kan vårdpersonal indikera en alternativ kontakt så att patienten inte behöver vänta i flera dagar och misslyckas med att ta itu med ett hälsoproblem som kan behöva åtgärdas direkt.