Banyak ahli etiket menyarankan bahwa ucapan terima kasih lebih jarang digunakan daripada yang dibutuhkan kesopanan. Mereka mengeluh bahwa praktik menulis catatan setelah menerima hadiah sedang menurun, dan sedikit didorong pada anak-anak yang akan menentukan masa depan etiket semacam itu. Kebanyakan orang mungkin tidak menulis ucapan terima kasih sebanyak yang seharusnya dikatakan etiket, dan banyak orang tidak yakin bagaimana menulis pesan yang sopan dan tepat.
Secara alami, Anda harus menulis ucapan terima kasih saat menerima hadiah, terutama jika hadiah tersebut dikirim melalui pos. Hal ini memungkinkan Anda untuk sekaligus mengakui bahwa Anda menerima hadiah dan juga meyakinkan pemberi bahwa barang/uang tunai/sertifikat hadiah adalah apa yang Anda inginkan. Aturan tentang mengirim ucapan terima kasih mungkin agak longgar dalam pengaturan keluarga. Misalnya, pesta ulang tahun untuk anak yang hanya dihadiri oleh keluarga mungkin tidak memerlukan pengiriman catatan. Namun, banyak pakar etiket tidak setuju, dan merasa itu selalu merupakan respons yang tepat.
Tidak semua keluarga mengirimkan ucapan terima kasih kepada anggota keluarga lainnya. Jika keluarga Anda tidak mengikuti tradisi ini, maka tidak perlu mengirimkannya. Anggota keluarga yang baru dewasa, terutama pasangan, harus mengirimkan ucapan terima kasih kecuali jika diminta untuk tidak melakukannya. Selain itu, beberapa anggota keluarga mungkin ingin mengucapkan terima kasih dengan catatan, sementara yang lain merasa tidak perlu. Mencari tahu siapa yang membutuhkan catatan, seperti Nenek, yang mungkin sangat patuh pada etiket, dapat membantu memuluskan jalan untuk menjadi bagian dari keluarga baru.
Tidak ada alasan yang baik untuk tidak mengirimkan ucapan terima kasih kepada mereka yang bukan anggota keluarga. Setiap kali Anda menerima hadiah atau diberikan layanan, ucapan terima kasih adalah isyarat yang tepat. Jika Anda telah melakukan kesalahan dengan tidak mengirimkan ucapan terima kasih di masa lalu, lebih baik mengirim catatan yang terlambat dan meminta maaf daripada tidak pernah mengirimnya. Jadi, jika Anda merasa malu karena kesalahan dalam etika, cobalah untuk tidak membiarkan rasa malu itu menghalangi Anda melakukan hal yang “tepat”.
Selain mengirim ucapan terima kasih kepada mereka yang mengirim hadiah, catatan harus dikirim ke calon pemberi kerja setelah wawancara. Bahkan jika Anda tidak mendapatkan pekerjaan itu, perusahaan — dan khususnya pewawancara — tetap harus berterima kasih. Jika memungkinkan, buat referensi khusus untuk topik yang dibahas dalam wawancara, atau tempat menarik. Catatan itu tidak dimaksudkan untuk menjadi budak, tetapi hanya untuk berterima kasih kepada pewawancara atas waktunya. Pakar ketenagakerjaan merasa bahwa catatan seperti itu dapat menambahkan penyelesaian tambahan pada lamaran seseorang, dan juga dapat membangun hubungan yang baik dengan pemberi kerja, atau dengan mereka yang mungkin bekerja dengan Anda di masa mendatang.
Orang yang menerima banyak hadiah sekaligus, seperti pengantin baru, harus mencoba mempersonalisasi setiap ucapan terima kasih. Mengacu secara khusus pada hadiah itu jauh lebih baik daripada standar, “Terima kasih atas hadiah Anda.” Catatan yang dikirim melalui email tidak dihitung. Kecuali jika tulisan tangan Anda benar-benar tidak terbaca, catatan harus selalu ditulis dengan tangan.
Kekhususan dalam catatan memungkinkan pemberi untuk mengetahui bahwa Anda benar-benar memikirkan hadiah itu dan menikmatinya. Sekalipun ini kadang-kadang berarti kebohongan yang sopan di pihak penerima, hadiah yang diterima harus selalu diakui dengan catatan yang bersifat pribadi dan mencerminkan selera si pemberi. Jika sertifikat hadiah atau uang tunai telah diterima, catatan terima kasih dapat mencakup ucapan terima kasih atas “kemurahan hati”, si pemberi, dan mungkin gagasan tentang bagaimana uang itu dapat dibelanjakan, bahkan jika ini melibatkan fiksi sopan lainnya.
Kebanyakan orang suka perhatian mereka diakui. Ucapan terima kasih kepada guru, orang yang suka membantu di toko, atau siapa pun yang memberikan layanan kepada Anda atau keluarga Anda selalu tepat. Berterima kasih membuat seseorang lebih mungkin untuk membantu di masa depan, karena itu meningkatkan perasaan yang baik. Jadi, di hampir semua kasus, Anda harus mengirim ucapan terima kasih kapan pun seseorang pantas menerima ucapan terima kasih.