Business processing outsourcing (BPO) biasanya merupakan pilihan bagi perusahaan untuk menghapus aktivitas tertentu dari operasi mereka. Alasan utama BPO adalah untuk menurunkan biaya dan berusaha mencapai skala ekonomi. Namun, banyak faktor yang dapat mempengaruhi biaya BPO, termasuk ketersediaan dan keterampilan tenaga kerja, peraturan pemerintah, kewajiban kontrak dan masalah lainnya.
Biaya tenaga kerja sering menjadi salah satu alasan utama mengapa sebuah perusahaan terlibat dalam BPO. Oleh karena itu, faktor utama yang mempengaruhi biaya BPO adalah tenaga kerja. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin mengalihdayakan fungsi layanan pelanggannya ke negara asing. Negara yang dipilih kemungkinan besar akan menjadi negara yang memiliki biaya tenaga kerja yang sangat rendah, terutama untuk pekerja tidak terampil. Pergeseran biaya tenaga kerja akan membuat layanan BPO yang diterima kurang menarik karena biaya keseluruhan meningkat.
Faktor lain yang mempengaruhi biaya BPO adalah peraturan pemerintah. Perusahaan di negara yang sangat diatur sering menghadapi pajak yang tinggi, biaya kepatuhan untuk memenuhi standar peraturan dan aturan tenaga kerja atau biaya yang dikenakan dari pemerintah. Bisnis ini biasanya mencari lokasi lain di mana mereka dapat mentransfer beberapa aktivitas bisnis. Di lain waktu, hanya mengalihdayakan layanan ke bisnis lain adalah sebuah pilihan. Menemukan biaya terendah yang terkait dengan peraturan pemerintah dan BPO biasanya adalah tujuannya.
Sebagian besar layanan dan perusahaan BPO memiliki kontrak yang menentukan jenis dan biaya kegiatan. Kontrak dapat berisi sejumlah faktor yang mengubah biaya dasar saat melakukan outsourcing proses bisnis. Misalnya, perusahaan mungkin membayar biaya tetap hanya untuk menggunakan layanan BPO. Biaya sekunder mungkin berlaku untuk jumlah menit yang dihabiskan setiap agen layanan pelanggan di telepon. Faktor-faktor ini dan lainnya akan mengubah total biaya yang dibayarkan untuk proses bisnis outsourcing.
Banyak perusahaan melakukan analisis biaya-manfaat dasar untuk menentukan faktor-faktor yang akan mempengaruhi biaya BPO. Daftar ini membandingkan biaya untuk menyelesaikan aktivitas secara internal versus mengalihdayakan aktivitas ke bisnis lain. Daftar ini biasanya komprehensif dan mencakup semua faktor besar dan kecil yang mempengaruhi proses. Opsi dengan biaya keseluruhan terendah — baik secara internal maupun eksternal — biasanya adalah tindakan yang diambil. Analisis ini juga dapat menjadi tinjauan untuk meyakinkan perusahaan bahwa layanan BPO masih layak secara finansial.