Varians efisiensi adalah perbedaan antara sumber daya yang digunakan dalam operasi bisnis dan sumber daya yang seharusnya digunakan dalam operasi bisnis. Varians efisiensi terjadi setiap hari di perusahaan dan harus ditinjau ulang untuk menentukan seberapa baik perusahaan beroperasi. Misalnya, mungkin dibutuhkan rata-rata 5 menit per pelanggan di jendela drive-through, tetapi mesin yang rusak atau staf yang tidak terlatih dapat meningkatkannya menjadi 10 menit atau lebih. Sementara perusahaan manufaktur dan produksi mungkin memiliki varians efisiensi lebih dari perusahaan lain, manajer dari setiap industri bisa mendapatkan keuntungan dari kontrol untuk melacak varians sumber daya dalam operasi mereka. Penggunaan bahan dan tenaga kerja adalah dua jenis varians efisiensi tradisional dalam operasi bisnis manufaktur dan produksi.
Varians penggunaan bahan diukur dengan menggunakan dua metode: menghitung selisih bahan yang sebenarnya digunakan dan menghitung selisih harga bahan yang digunakan. Menghitung perbedaan bahan yang digunakan adalah penting karena sebagian besar perusahaan memiliki sejumlah sumber daya yang digunakan untuk memproduksi barang. Menggunakan lebih banyak bahan daripada yang diperlukan dapat menunjukkan metode produksi yang buruk atau bahwa perusahaan telah membeli bahan yang lebih rendah untuk memproduksi barang.
Perusahaan menentukan varians biaya bahan dengan mengurangkan bahan yang digunakan dalam produksi dari penggunaan bahan yang diharapkan dan mengalikan selisihnya dengan biaya bahan per unit. Varians efisiensi ini mungkin menguntungkan atau tidak menguntungkan, tergantung pada berapa banyak bahan yang benar-benar digunakan dalam proses produksi.
Varians efisiensi tenaga kerja dihitung menggunakan metode yang mirip dengan varians penggunaan material. Namun, varians efisiensi tenaga kerja menceritakan kisah yang sangat berbeda. Perusahaan merencanakan tenaga kerja produksi untuk dipekerjakan dengan upah tertentu untuk sejumlah karyawan tertentu. Perusahaan menentukan berapa jam kerja yang dibutuhkan untuk memproduksi barang dan membandingkannya dengan jam kerja aktual yang digunakan dalam proses produksi. Manajemen akan meninjau berapa banyak pekerja yang dipekerjakan dan upah yang dibayarkan kepada setiap karyawan dibandingkan dengan anggaran yang diharapkan. Varians efisiensi tenaga kerja mungkin menguntungkan atau tidak menguntungkan tergantung pada perhitungan perbedaan jam kerja.
Tinjauan varians efisiensi ditemukan di banyak industri bisnis yang berbeda. Misalnya, toko ritel dapat melacak waktu checkout setiap kasir. Dalam industri makanan cepat saji, restoran mungkin menghitung waktu yang dibutuhkan setiap pelanggan untuk dilayani di drive-through. Perusahaan perbaikan sering mengirim karyawan ke lapangan dan dapat mengukur efisiensi dengan meninjau berapa lama teknisi mereka menghabiskan waktu untuk pekerjaan perbaikan.
Menetapkan tujuan efisiensi yang tidak masuk akal dapat membuat karyawan kelelahan karena mengharuskan mereka menyelesaikan tugas-tugas sulit dalam waktu singkat. Sebaliknya, perusahaan dapat menawarkan penghargaan kepada karyawan karena secara konsisten mencapai tujuan standar perusahaan untuk operasi yang efisien melalui metode produksi karyawan yang cerdas dan efisien.