Orang sering menerima informasi yang bertentangan mengenai jangka waktu mereka harus menyimpan cek yang dibatalkan. Dalam beberapa kasus, mungkin ada aturan berbeda yang berlaku untuk individu versus entitas bisnis, tetapi secara umum, sebagian besar cek kertas dapat dibuang setelah direkonsiliasi dengan laporan mutasi bank bulanan Anda. Beberapa pengecualian ada, dan kebanyakan dari mereka berkaitan dengan menjaga catatan yang akurat untuk tujuan pajak. Tergantung pada jenis pengeluarannya, beberapa cek yang dibatalkan hanya perlu disimpan selama satu tahun, sementara yang lain harus diajukan setidaknya selama tujuh tahun.
Cek yang telah Anda tulis dianggap dibatalkan ketika dana telah ditarik dari rekening bank Anda. Cek yang sebenarnya biasanya dicap atau ditandai sebagai dibatalkan, dan dalam beberapa kasus, dikembalikan kepada Anda. Jika tidak, Anda mungkin menerima fotokopi atau memiliki akses ke informasi online — praktik ini oleh bank biasanya disebut sebagai penyimpanan cek, pemotongan, atau penyimpanan. Anda mungkin tidak perlu menyimpan laporan atau cek kertas sama sekali jika Anda memiliki akses ke mereka secara online atau dengan meminta salinan dari bank. Banyak orang menemukan bahwa praktik ini membantu mereka mengendalikan kekacauan kertas mereka.
Beberapa situasi potensial di mana Anda perlu menyimpan cek yang dibatalkan dapat mencakup memberikannya sebagai bukti pembelian untuk barang yang cacat atau bukti pembayaran tagihan. Lebih penting lagi, beberapa cek yang dibatalkan harus disimpan sebagai bagian dari catatan pajak Anda, seperti untuk biaya yang dapat dikurangkan. Kebanyakan ahli keuangan merekomendasikan pengajuan cek dibatalkan untuk minimal tujuh dan maksimal sepuluh tahun. Untuk penduduk AS, ini dapat membantu mereka mengamankan informasi mereka dan memberikan dokumentasi jika mereka diaudit oleh Internal Revenue Service (IRS).
Cek lain yang dibatalkan, seperti untuk pembayaran rutin, biasanya dapat dibuang setelah tiga tahun — paling lama. Beberapa, bagaimanapun, mungkin perlu disimpan untuk mendokumentasikan biaya yang berkaitan dengan perawatan kesehatan untuk tujuan asuransi, misalnya. Selain itu, pemilik rumah sering disarankan untuk menyimpan cek yang dibatalkan terkait dengan perbaikan rumah selama mereka memiliki properti mereka.
Ada beberapa kerugian jika hanya memiliki cek yang dibatalkan sebagai dokumentasi. Dalam beberapa kasus, cek menunjukkan berapa banyak yang dibayarkan dan kepada siapa, tetapi tidak menunjukkan secara spesifik apa yang dibeli. Akibatnya, mungkin sulit untuk membenarkan pengeluaran bisnis tertentu dan menghapusnya untuk tujuan pajak. Oleh karena itu, sebaiknya simpan tanda terima dan dokumen pendukung lainnya sebagai informasi tambahan. Ketika tidak lagi dibutuhkan, cek dan kertas lainnya biasanya harus diparut untuk membantu menghindari penipuan identitas.