Untuk merencanakan pesta ulang tahun tanpa hadiah, undangan harus dikirim yang menjelaskan kepada para tamu bahwa pesta tersebut bebas hadiah. Tuan rumah juga harus memutuskan apa yang akan menggantikan pemberian hadiah. Selain masalah hadiah, merencanakan pesta tanpa hadiah hampir sama dengan mengadakan perayaan ulang tahun lainnya. Hal-hal seperti makanan, dekorasi, hiburan dan kegiatan lainnya juga harus diatur.
Seperti pesta lainnya, undangan harus dikirim terlebih dahulu. Saat merencanakan pesta ulang tahun tanpa hadiah, undangan ini harus menyertakan catatan yang secara jelas menyebutkan tidak ada hadiah. Sebelum mengirimkan undangan ada beberapa langkah yang perlu dilakukan.
Jika merencanakan pesta untuk seorang anak, penting untuk memberi tahu dia sebelumnya bahwa tidak akan ada hadiah. Biasanya, orang yang mengadakan pesta semacam ini untuk anak mereka tidak sepenuhnya menolak hadiahnya. Seringkali hadiah datang dari orang tua dan anggota keluarga lainnya, bukan dari tamu pesta. Memberi tahu anak bahwa dia masih akan mendapatkan hadiah sering kali akan membuatnya lebih mudah menerima bahwa tidak akan ada hadiah di pesta itu.
Selanjutnya, rencanakan apa yang akan menggantikan hadiah. Salah satu pilihannya adalah meminta para tamu undangan untuk menyumbangkan mainan, uang, atau barang lain yang sesuai untuk amal daripada memberikannya sebagai hadiah. Amal harus menjadi salah satu yang didukung oleh orang untuk siapa pesta itu diadakan. Jika pesta itu untuk seorang anak, bicarakan dengannya tentang amal dan memberi kepada orang lain. Sebutkan beberapa jenis amal dan izinkan dia untuk memilih.
Catat pada undangan jika sumbangan akan diterima sebagai pengganti hadiah. Pemberian hadiah adalah pilihan dan juga harus menjadi pilihan para tamu untuk menyumbang. Ucapkan undangan dengan cara yang tidak membuat tamu merasa berkewajiban untuk memberikannya.
Kirimkan undangan beberapa minggu sebelum tanggal pesta. Jika mengambil sumbangan pada hari pesta ulang tahun tanpa hadiah, hubungi dan beri tahu badan amal tersebut terlebih dahulu. Pilih tema untuk pesta dan beli dekorasi yang diperlukan. Letakkan tempat sampah berdekorasi di dekat pintu masuk depan sehingga para tamu dapat dengan mudah menyerahkan sumbangan mereka saat mereka tiba.
Rencanakan banyak kegiatan untuk membuat tamu sibuk dan terhibur. Meskipun ini adalah pesta ulang tahun tanpa hadiah, kurangnya hadiah tidak boleh menghilangkan kesenangan. Makanan adalah kebutuhan lain di semua jenis pesta. Sediakan banyak makanan dan minuman untuk tamu.