Dalam banyak aspek, menulis surat proposal sama seperti jenis penulisan bisnis lainnya. Penulisan yang jelas, ringkas, dan akurat penting untuk dokumen bisnis apa pun. Proposal bisnis, bagaimanapun, memerlukan komponen tertentu, seperti surat lamaran proposal. Surat lamaran, seperti surat lamaran resume, berfungsi sebagai pengantar yang sopan untuk proposal yang diberikan. Menggunakan suara aktif, mengikuti etiket menulis bisnis yang diterima, dan menunjukkan penghargaan atas waktu terbatas pembaca adalah yang terpenting untuk respons yang sukses.
Seringkali, ketika organisasi besar memposting permintaan untuk beberapa proyek, surat lamaran proposal berfungsi untuk memberi tahu pembaca permintaan proposal (RFP) mana yang ditanggapi oleh dokumen. Jika tidak ada hubungan baik antara profesional atau perusahaan, surat lamaran bertindak sebagai pengantar dan kesempatan untuk membuat kesan pertama yang baik. Ketika suatu hubungan sudah ada, surat lamaran dapat berfungsi sebagai kesempatan untuk memuji, mengungkapkan penghargaan, atau melanjutkan niat baik antara kedua belah pihak.
Apakah ada hubungan antara para pihak atau tidak, setiap surat proposal harus mengikuti etiket penulisan bisnis yang benar. Misalnya, dokumen harus diformat dengan judul yang tepat, margin yang rapi, dan jenis huruf atau font standar. Mengalamatkan surat kepada kontak yang tepat dan menggunakan salam profesional yang dapat diterima untuk budaya klien diharapkan. Informasi kontak yang salah atau sapaan yang terlalu informal dapat membuat perbedaan apakah surat lamaran dibaca atau dibuang.
Selain etika yang baik, nada surat lamaran juga penting. Pendekatan formal, namun personal biasanya bekerja paling baik dalam budaya Barat, dengan beberapa hubungan bisnis memungkinkan untuk nada informal. Budaya Timur biasanya, meskipun tidak selalu, lebih menyukai pendekatan formal dan profesional. Jika ada keraguan tentang nada yang tepat, pendekatan formal dan profesional adalah yang terbaik.
Meskipun tidak ada surat proposal yang menjamin penerimaan, menggunakan suara aktif dan tulisan singkat meningkatkan peluang. Jangan menggunakan dua atau tiga kata, jika satu saja sudah cukup. Kalimat pendek dan sederhana lebih baik daripada paragraf yang panjang dan kompleks. Suara aktif menggambarkan kejelasan dan kepercayaan diri, jadi hindari kata kerja “menjadi” dalam tulisan Anda. Hindari frasa seperti “jika Anda ingin” atau “Anda mungkin lebih suka.” Sebagai gantinya, pilih kata kerja tindakan yang kuat dan ajakan bertindak langsung.
Konten khusus untuk surat proposal akan bervariasi untuk setiap proyek dan hubungan bisnis. Satu kesalahan umum yang dilakukan para profesional dalam menulis surat lamaran lamaran kerja adalah mengulang atau meringkas informasi yang terkandung dalam dokumen yang menyertainya. Perlu diingat, sebagian besar profesional bisnis terbatas waktu. Hargai waktu pembaca Anda dan jangan hanya menyatakan kembali isi proposal Anda. Alih-alih, tulis surat Anda dengan pengenalan tatap muka: apa yang akan Anda katakan atau bagaimana Anda akan menampilkan diri secara langsung sebelum menyerahkan dokumen proposal?