Surat promes adalah dokumen hukum, dan meskipun relatif mendasar, menulis surat sering kali masih merupakan pekerjaan yang penuh seni. Dalam kebanyakan kasus, catatan harus mencantumkan nama pihak yang terlibat, jumlah total pinjaman, dan kondisi pembayaran. Setiap keamanan, kepentingan, atau pertimbangan lain juga harus disebutkan, dan dokumen tersebut biasanya harus ditandatangani oleh kedua belah pihak. Meskipun beberapa templat gratis tersedia secara online dan dalam buku, biasanya ada baiknya untuk setidaknya menyelidiki aturan yurisdiksi Anda sebelum berasumsi bahwa catatan yang Anda tulis akan mengikat.
Mengidentifikasi pemberi pinjaman dan peminjam biasanya merupakan hal pertama yang harus Anda lakukan ketika duduk untuk menulis surat promes. Cantumkan nama lengkap masing-masing pihak, serta tanggal — baik tanggal transaksi pemicu maupun tanggal pembuatan wesel. Banyak dokumen yang dirancang oleh pengacara akan menggunakan bahasa kuno dan pergantian frase yang bagus dalam mengidentifikasi pemain kunci, tetapi ini biasanya tidak diperlukan. Selama Anda mengidentifikasi dengan jelas siapa yang terlibat, bahkan bahasa yang paling sederhana pun biasanya sudah cukup.
Setelah Anda menyebutkan nama para pihak, jelaskan transaksinya. Tuliskan siapa yang memberi apa kepada siapa, dan catat syarat pertukarannya. Jumlah yang tepat serta medianya — yaitu, apakah pinjaman itu harus dibayar tunai, cek, atau obligasi bersertifikat, misalnya — mungkin tampak terlalu jelas untuk dicatat, tetapi dapat membantu memperjelas apa yang terjadi dan bagaimana caranya. Salah satu tujuan ketika Anda menulis surat promes adalah untuk menangkap inti dari transaksi pinjaman sedemikian rupa sehingga pengamat atau hakim dari luar dapat menggunakannya untuk membuat ulang persis apa yang terjadi ketika perjanjian dibuat.
Hal berikutnya yang harus disertakan adalah rencana pembayaran. Jika peminjam akan membayar kembali uang secara angsuran, tetapkan semua tanggal jatuh tempo pembayaran. Bagaimana pembayaran harus diterima juga harus dimasukkan. Ini dapat mencakup jenis pembayaran serta lokasi.
Untuk menulis surat promes yang akan berguna jika tidak membayar, Anda harus terlebih dahulu menetapkan persyaratannya. Tanpa bukti bahwa para pihak setuju untuk melakukan dan menerima pembayaran dengan cara tertentu, perselisihan sering kali hanya sebatas ingatan. Pertempuran siapa yang mengatakan apa yang jarang meyakinkan di pengadilan.
Setiap bunga yang terutang juga harus disertakan saat Anda menulis surat promes. Apakah peminjam dapat mempercepat pembayaran dengan membayar lebih atau membayar ke pokok, yang cenderung mengurangi pembayaran bunga dari waktu ke waktu, juga dapat dimasukkan. Setiap keamanan pinjaman harus diidentifikasi juga.
Tanda tangan biasanya merupakan persyaratan tegas untuk instrumen atau uang kertas yang dapat dinegosiasikan, dan surat promes tidak terkecuali. Tergantung pada yurisdiksi, tanda tangan saksi atau stempel notaris juga mungkin diperlukan. Tanda tangan pada dasarnya menandakan niat. Ketika pihak-pihak yang disebutkan di bagian atas catatan menandatanganinya di bagian bawah, mereka bersaksi bahwa mereka telah membaca persyaratan, menyetujuinya, dan memahami bahwa mereka akan terikat olehnya.
Tidak selalu mungkin untuk menulis surat promes yang dapat ditegakkan secara hukum, bahkan jika itu mencakup semua elemen dasar ini. Tergantung di mana Anda tinggal dan berapa banyak uang yang dipertaruhkan, mungkin ada pertimbangan atau klausul khusus yang harus dimasukkan. Surat promes yang rusak sama sekali tidak membatalkan pinjaman, tetapi dapat terbukti menyusahkan jika salah satu pihak tidak memenuhi kesepakatannya. Sering kali merupakan ide yang baik untuk meminta nasihat dari seorang pengacara lokal di beberapa titik saat Anda mulai menulis surat promes, meskipun hanya berdasarkan informasi.