Ada sejumlah situasi di mana seseorang mungkin perlu menulis surat pengecualian. Misalnya, mungkin diperlukan untuk menjelaskan mengapa wajib pajak dibebaskan dari pembayaran pajak lokal, negara bagian, atau federal tertentu. Selain itu, surat semacam itu mungkin diperlukan untuk menegaskan secara hukum pengecualian dari vaksinasi yang diwajibkan secara hukum atau persyaratan hukum lainnya di mana seseorang memiliki alasan yang sah untuk tidak mematuhinya. Meskipun setiap situasi mungkin memerlukan informasi yang sedikit berbeda, format surat pengecualian sebagian besar akan sama terlepas dari tujuan penggunaannya. Surat tersebut harus mencakup informasi pengenal dasar, penjelasan tentang kewajiban hukum dan alasan pengecualian, dan dengan jelas menyatakan bahwa penulis menuntut pengecualian tersebut.
Saat menulis surat pengecualian, langkah pertama adalah memastikan korespondensi ditujukan kepada orang atau lembaga yang tepat. Agen pajak, misalnya, mungkin memiliki banyak kantor dan alamat berbeda yang menerima korespondensi wajib pajak. Panggilan telepon sederhana harus memastikan alamat surat yang tepat dan nama orang yang dituju surat itu, jika perlu.
Surat itu sendiri harus berisi informasi terkait penulis, jika tidak di atas kop surat, seperti nama, alamat, dan alamat e-mail atau nomor telepon. Setelah menanganinya dengan benar, surat tersebut harus menyatakan apa yang dirujuk, seperti “pembebasan pajak penjualan” atau “pembebasan vaksinasi.” Nomor identifikasi wajib pajak atau nomor jaminan sosial juga harus diberikan sehingga penerima tahu catatan siapa yang terpengaruh oleh pengecualian tersebut.
Di dalam tubuh surat pengecualian, penulis harus menyatakan apa kewajiban hukum yang dia klaim pengecualian. Misalnya, jika kewajiban hukum adalah untuk membayar pajak penjualan, maka penulis surat harus mengakui bahwa kewajiban ini adalah subjek surat dan, oleh karena itu, pembebasan. Setelah menyatakan apa kewajiban hukum, penulis harus menjelaskan mengapa dia berhak atas pembebasan dari kewajiban. Jika memungkinkan, penulis harus menyertakan referensi ke sumber hukum yang memberinya hak untuk pengecualian.
Selain menjelaskan kewajiban hukum dan alasan penulis percaya bahwa dia berhak atas pengecualian, surat itu harus dengan jelas menyatakan bahwa penulis menuntut pengecualian. Jika pengecualian itu untuk anak di bawah umur, seperti dalam hal kewajiban vaksinasi, maka penulis harus mencantumkan nama anak, hubungan dengan anak, dan menegaskan pengecualian orang tua karena alasan agama, misalnya. Menyatakan pengecualian dalam kalimat sederhana di akhir surat harus menjelaskan kepada pembaca bahwa penulis menuntut pengecualian tersebut.