Surat ketidakhadiran harus menjelaskan alasan peringatan dan tanggal tertentu ketika seorang karyawan tidak masuk kerja. Mencantumkan hasil yang diinginkan memberikan pemberitahuan kepada karyawan bahwa perusahaan mengharapkan kehadirannya meningkat. Peringatan ini biasanya menjelaskan konsekuensi dari ketidakhadiran yang berulang tanpa alasan dari pekerjaan dan termasuk komentar yang menunjukkan keyakinan bahwa masalah tersebut dapat diselesaikan. Surat absen mungkin menguraikan masalah di masa lalu yang serupa.
Beberapa perusahaan lebih memilih pertemuan tatap muka dengan seorang karyawan yang kehilangan terlalu banyak pekerjaan sebagai langkah awal sebelum surat ketidakhadiran keluar. Memberi pekerja salinan catatan kehadirannya mendokumentasikan ketidakhadiran yang berlebihan dan mungkin merupakan satu-satunya tindakan yang diperlukan untuk memecahkan masalah. Rapat juga memberi karyawan kesempatan untuk menjelaskan keadaan di tempat kerja atau dalam kehidupan pribadinya yang menyebabkan ketidakhadiran.
Surat ketidakhadiran terkadang menawarkan konseling kepada karyawan atau meminta dia untuk menyetujui pemeriksaan medis. Surat ini harus tetap profesional dan tidak mencantumkan pendapat pribadi pekerja. Alasan surat tersebut harus disebutkan, bersama dengan konsekuensi potensial jika kehadiran kerja tidak membaik. Jika kebijakan perusahaan mengatur tentang kehadiran karyawan, kebijakan tersebut dapat dicantumkan dalam surat absensi.
Jika seorang karyawan terus bolos kerja tanpa alasan, surat kedua mungkin akan diucapkan dengan lebih tegas. Ini mungkin mencatat peringatan sebelumnya dan kurangnya peningkatan dalam tingkat kehadiran karyawan. Ancaman pemutusan hubungan kerja umumnya muncul dalam surat absensi ini. Bukti kehadiran yang buruk harus diuraikan dengan jelas dalam peringatan ini, bersama dengan segala upaya oleh pemberi kerja untuk memecahkan masalah tersebut.
Orang-orang bolos kerja karena berbagai alasan, termasuk sakit dan cedera. Kondisi-kondisi ini biasanya di luar kendali pekerja dan diterima sebagai alasan yang sah untuk ketidakhadiran. Beberapa perusahaan meminta bukti dari dokter jika masalah medis menghalangi seseorang untuk pergi bekerja, terutama jika ketidakhadiran itu mencakup jangka waktu yang lama. Ketika seorang karyawan sering bolos kerja karena alasan yang dapat dia kendalikan, hal itu biasanya memerlukan tindakan disipliner progresif.
Ketidakhadiran kebiasaan mungkin didefinisikan dalam kebijakan perusahaan, tetapi umumnya melibatkan ketidakhadiran satu hari yang sering terjadi. Manajemen biasanya menghitung jumlah hari seorang karyawan gagal muncul selama periode waktu yang diperpanjang. Jumlah ini dapat dibandingkan dengan tingkat kehadiran karyawan lain untuk menentukan apakah ketidakhadiran berlebihan.
Tindakan terakhir yang biasanya diambil untuk menangani ketidakhadiran kronis dapat berupa surat pemutusan hubungan kerja. Surat ini harus dengan jelas mencatat bahwa seorang karyawan gagal memperbaiki kehadirannya setelah peringatan. Surat pemutusan hubungan kerja biasanya meminta karyawan untuk menyerahkan kunci, peralatan, seragam, dan properti lainnya milik perusahaan. Biasanya mencakup tanggal efektif dan tenggat waktu untuk mengembalikan properti.
Ketidakhadiran mempengaruhi rekan kerja di tempat kerja yang mungkin mencakup tugas-tugas yang biasanya dilakukan oleh rekan kerja yang tidak hadir. Ketika ini terjadi berulang kali, hal itu dapat menimbulkan kebencian dan mempengaruhi moral. Dampak keuangan mungkin termasuk membayar lembur bagi seseorang untuk melakukan pekerjaan yang biasanya dilakukan oleh karyawan yang tidak hadir. Ketidakhadiran juga dapat mempengaruhi produktivitas dan mengganggu jadwal.