Mengembangkan pemahaman tentang tujuan laporan analisis kesenjangan biasanya merupakan langkah pertama dalam menulis dokumen yang berguna. Laporan analisis kesenjangan memeriksa kesenjangan antara keadaan bisnis saat ini dan tujuannya. Informasi ini dapat membantu organisasi menguraikan rencana untuk mencapai tujuan. Laporan analisis kesenjangan juga meninjau riwayat entitas untuk menentukan bagaimana entitas mencapai statusnya saat ini. Ini dapat membantu perencana menentukan metode mana yang paling diinginkan untuk melakukan perbaikan.
Tujuan utama penulisan laporan analisis kesenjangan biasanya adalah untuk menunjukkan pemahaman tentang dampak dari setiap elemen dalam organisasi. Ini adalah cara yang efektif untuk menemukan individu, departemen dan kegiatan yang menghambat pencapaian tujuan organisasi. Meskipun dapat berguna untuk mengamati seberapa baik suatu elemen organisasi berfungsi dengan sendirinya, tujuan keseluruhannya adalah untuk menentukan bagaimana masing-masing bagian ini mempengaruhi keseluruhan operasi.
Dalam kebanyakan kasus, laporan analisis kesenjangan disusun oleh sebuah tim. Ini sebagian karena volume pekerjaan yang diperlukan untuk membuat analisis menyeluruh. Ini juga merupakan cara yang baik untuk memastikan bahwa laporan tidak mencerminkan sudut pandang satu individu. Informasi untuk laporan analisis kesenjangan dapat dikumpulkan melalui wawancara, survei dan pemeriksaan catatan seperti di bidang keuangan dan sumber daya manusia.
Salah satu elemen kunci dari laporan analisis kesenjangan adalah pernyataan masalah. Ini adalah ringkasan dari isu-isu yang paling mendesak yang menjaga organisasi dari mencapai tujuannya. Isu-isu ini akan dimasukkan ke dalam rencana untuk memberikan titik awal untuk melakukan perbaikan.
Setelah informasi dikumpulkan, rencana untuk menutup kesenjangan antara keadaan organisasi saat ini dan yang diinginkan dapat dibuat. Beberapa hal yang mungkin dipertimbangkan ketika membuat rencana ini antara lain sumber daya yang dibutuhkan, seperti uang, waktu dan orang. Rencana tersebut mungkin juga menjelaskan alat atau bahan lain apa yang dibutuhkan dan mungkin bagaimana cara mendapatkannya.
Sebuah laporan analisis kesenjangan juga biasanya akan menjelaskan proses apa yang harus diikuti bagi organisasi untuk mencapai tujuannya. Ini dapat mencakup garis waktu, tenggat waktu, dan metrik untuk mengukur kesuksesan. Sebuah analisis juga akan sering menyertakan tolok ukur untuk tujuan tertentu sehingga kemajuan seragam dan konsisten.
Beberapa organisasi akan menggunakan jenis analisis lain untuk menentukan langkah mana yang harus diambil untuk menutup kesenjangan. Ini adalah pemeriksaan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (SWOT) yang terkait dengan perusahaan tertentu dan disebut analisis SWOT. Dengan memahami atribut keseluruhan perusahaan ini dan alasan kesenjangannya, rencana kemajuan yang komprehensif dapat dibuat.