Ruang konferensi web memungkinkan Anda terhubung dengan teman dan kolega dalam jarak yang jauh. Menyiapkan ruang konferensi web akan membutuhkan peralatan komputer yang tepat, koneksi internet yang andal, dan klien konferensi web. Juga, jangan lupa untuk mengikuti etiket konferensi web yang benar.
Dengan komputer yang memiliki koneksi ke internet, instal klien konferensi web ke setiap komputer. Semua komputer yang berpartisipasi akan membutuhkan koneksi internet yang stabil. Koneksi ini dapat dari Wi-Fi atau melalui saluran langsung. Setiap peserta harus memiliki akun dengan klien konferensi web.
Menyiapkan konferensi web membutuhkan peralatan yang tepat. Sebuah konferensi akan mengharuskan pengguna untuk memiliki komputer yang mendukung webcam atau kamera web yang berdiri sendiri yang dapat dihubungkan ke komputer. Konferensi web mirip dengan panggilan telepon tradisional, tetapi akan melibatkan satu atau semua peserta untuk dapat melihat satu sama lain saat berbicara. Pastikan untuk pindah ke area yang memiliki pencahayaan yang cukup, memungkinkan individu untuk melihat Anda tanpa melelahkan mata mereka.
Setelah klien konferensi web diinstal ke setiap komputer, para peserta harus membuat profil dengan nama pengguna dan kata sandi. Para peserta juga harus menambahkan satu sama lain ke buku telepon mereka yang sesuai untuk koneksi pribadi yang mudah. Setelah setiap orang menginstal program dan mengatur profilnya, maka ruang konferensi web dapat dimulai. Klik untuk memilih nama pengguna yang diinginkan dalam konferensi dari daftar kontak Anda. Sebagian besar program akan memiliki tombol “Panggil”, yang memungkinkan pengguna untuk terhubung dengan mudah satu sama lain.
Sebagian besar program akan memungkinkan beberapa pengguna berada di ruang konferensi web yang sama pada waktu yang bersamaan. Mengundang pendatang baru ke percakapan biasanya sesederhana mengklik tombol “Tambah Orang”. Hal ini memungkinkan sekelompok orang untuk bertemu secara virtual dan berbagi file secara instan melalui platform konferensi web.
Pastikan untuk mengikuti etiket konferensi web. Sama seperti percakapan tatap muka, biarkan setiap individu menyelesaikan pikiran dan kalimatnya. Jangan menyela orang ketika mereka berbicara. Jika Anda harus pergi karena alasan apa pun, jangan hanya mengklik keluar untuk keluar, tetapi beri tahu peserta dengan sopan dan, jika mungkin, sebutkan kapan Anda akan kembali. Setelah semua orang selesai dengan panggilan konferensi, Anda dapat dengan mudah menutup koneksi hanya dengan menutup jendela yang terbuka dan keluar dari ruang konferensi web.