Jika majikan Anda memiliki kebijakan pengeluaran yang mengatur penggunaan kendaraan pribadi oleh karyawan untuk tujuan bisnis, Anda dapat mengajukan permintaan sesuai dengan prosedur perusahaan untuk penggantian jarak tempuh pemerintah. Perusahaan akan memperhitungkan penggantian ini sebagai pengurang biaya operasional atas pengembalian pajak penghasilannya, berdasarkan aturan pemerintah tentang kendaraan pribadi yang digunakan untuk bisnis. Jika majikan Anda tidak memiliki kebijakan, atau jika Anda wiraswasta, satu-satunya cara untuk mendapatkan kompensasi atas penggunaan mobil Anda adalah dengan memotongnya sebagai biaya bisnis yang tidak diganti pada pengembalian pajak penghasilan pribadi Anda, tergantung pada kode pajak lokal Anda. Metode ini biasanya tidak akan, secara teknis, memberi Anda penggantian uang tunai dari pemerintah. Sebaliknya, pengurangan akan menurunkan penghasilan kena pajak Anda sehingga Anda akan membayar pajak lebih sedikit.
Pemerintah biasanya membuat ketentuan dalam kode pajak mereka yang berhubungan dengan penggunaan bisnis kendaraan milik pribadi. Ketentuan ini menetapkan kerangka kerja yang harus digunakan pemberi kerja untuk mengganti Anda atas penggunaan mobil Anda untuk urusan bisnis. Bisnis yang mengikuti aturan dapat mengurangi penggantian yang dilakukan kepada karyawan sebagai biaya bisnis atas pengembalian pajak penghasilan perusahaan.
Di AS, peraturan kode pajak memungkinkan Anda menghitung jumlah yang harus diganti untuk penggunaan mobil Anda dengan menggunakan biaya pengeluaran yang tepat atau dengan menggunakan tarif tetap per mil. Tingkat penggantian jarak tempuh pemerintah ditetapkan oleh masing-masing pemerintah dan dapat berubah setiap tahun. Jika Anda memilih untuk menggunakan tarif tetap, Anda harus melacak jarak tempuh untuk tujuan bisnis dan mengalikannya dengan tarif pemerintah yang berlaku pada saat itu. Tarif yang berlaku atau berlaku untuk setiap tahun selalu dapat ditemukan di situs web pemerintah.
Penggantian jarak tempuh pemerintah disediakan oleh majikan Anda sesuai dengan kebijakan pengeluaran karyawan. Majikan Anda tidak diharuskan untuk mengganti uang Anda, bagaimanapun, sama seperti Anda tidak diharuskan menggunakan mobil pribadi Anda untuk memajukan bisnis. Jika Anda telah menggunakan mobil Anda untuk tujuan bisnis dan belum diberi kompensasi, Anda dapat mengurangi penggantian jarak tempuh pemerintah pada pengembalian pajak penghasilan pribadi Anda.
Anda diwajibkan untuk mengikuti formalitas tertentu saat mengklaim penggantian jarak tempuh pemerintah untuk penggunaan mobil Anda. Anda biasanya harus menyimpan catatan perjalanan yang menunjukkan hari, waktu, lokasi awal, lokasi akhir, jarak tempuh, dan tujuan setiap perjalanan bisnis. Log ini harus diserahkan kepada majikan Anda dengan permintaan penggantian Anda sehingga tersedia dalam kasus audit pajak. Simpan sebagai bagian dari catatan Anda jika Anda wiraswasta atau sedang mengajukan pengurangan pada pengembalian pajak penghasilan pribadi Anda.