Memilih sistem manajemen tugas terbaik bisa sangat rumit, terutama karena setiap sistem dirancang untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda. Untuk memilih sistem terbaik, pertama-tama Anda perlu mengidentifikasi kebutuhan apa yang ingin Anda penuhi dan mengembangkan anggaran. Ingatlah bahwa banyak orang mencoba beberapa sistem berbeda sebelum menemukan yang mereka sukai. Jika beberapa orang akan menggunakan sistem manajemen tugas, pastikan sistem tersebut memiliki kemampuan komunikasi yang ditingkatkan. Sistem terbaik juga dapat membantu Anda memprioritaskan tugas Anda, dan, jika diperlukan, akan mengintegrasikan perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dan manajemen hubungan klien (CRM) ke dalam satu platform.
Sistem manajemen tugas yang berbeda akan memenuhi kebutuhan yang berbeda dan tersedia dengan harga yang berbeda. Beberapa memiliki kemampuan pencitraan teks dan file, aplikasi berbasis web, dan/atau kemampuan untuk memprioritaskan tugas. Lainnya memiliki fitur keamanan, yang memungkinkan hanya pengguna tertentu untuk menggunakan fungsi tertentu. Dengan begitu banyak fitur yang berbeda, penting untuk mengidentifikasi fungsi apa yang Anda perlukan sehingga Anda dapat memilih sistem yang paling efektif. Anda juga akan menemukan bahwa mengembangkan anggaran dapat membantu Anda mempersempit daftar sistem yang tersedia untuk dipilih.
Beberapa sistem manajemen tugas terbaik yang tersedia memiliki kemampuan kolaboratif dan komunikasi yang hebat. Pengguna jenis sistem ini dapat berkomunikasi satu sama lain dengan lebih mudah, dan jika seorang manajer memilih untuk melakukannya, ia dapat melacak kinerja pengguna secara real-time. Juga bijaksana untuk memilih sistem yang memungkinkan kolaborasi mudah untuk mengurangi kesalahpahaman di antara pengguna. Ini dapat membantu mengurangi kesalahan operasional perusahaan dan, sebagai imbalannya, meningkatkan tingkat keuntungan organisasi. Jenis sistem ini juga membantu alur kerja di antara organisasi besar untuk disempurnakan dan tetap terkendali.
Jika Anda memerlukan sistem yang dapat memprioritaskan aktivitas untuk Anda, maka pilih sistem manajemen tugas yang memiliki kemampuan pengambilan keputusan yang ditingkatkan. Jenis sistem ini akan meminta Anda untuk memberikan informasi berbagai aspek dari setiap tugas, dan kemudian memprioritaskan daftar aktivitas Anda berdasarkan masukan Anda. Banyak pengguna menemukan bahwa menggunakan sistem untuk memprioritaskan tugas memberikan peningkatan langsung dalam keefektifannya dalam menyelesaikannya; ini tidak hanya membantu pengguna, tetapi juga majikannya, jika sistem digunakan untuk menyelesaikan tugas pekerjaan.
Sistem manajemen tugas yang memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan teknologi ERP dan CRM mungkin merupakan jenis terbaik untuk dipilih jika Anda bertanggung jawab mengelola hubungan klien. Salah satu aspek yang paling berguna tentang jenis sistem ini adalah dapat dengan cepat mengkonsolidasikan data klien, yang memungkinkan akses mudah. Biasanya akan dapat menetapkan dan memantau aktivitas melalui fitur tiket pekerjaan juga; jenis sistem ini biasanya memungkinkan perwakilan telepon untuk membuat tiket untuk setiap pertanyaan atau permintaan klien dan mencatatnya melalui antarmuka berbasis web.
Jenis utama dari sistem manajemen tugas akan memungkinkan Anda untuk menggunakan sejumlah alat manajemen tugas. Meskipun mungkin datang dengan harga yang lumayan, itu akan memungkinkan Anda untuk membuat jadwal, berkolaborasi dengan pengguna lain, membuat dan memprioritaskan daftar tugas, dan banyak lagi. Ini juga akan memungkinkan Anda untuk mengekspor tugas ke berbagai jenis file termasuk teks, dokumen kata, dan file HTML.