Program server faks sumber terbuka dibuat untuk membantu bisnis melacak penggunaan faks dan membuat pengiriman dan penerimaan faks menjadi lebih mudah dengan menyimpan semuanya di komputer. Server faks yang sebenarnya memerlukan server perangkat keras untuk bekerja, tetapi server faks sumber terbuka menghilangkan kebutuhan ini dengan memvirtualisasikan semua layanan dan hanya menyisakan ruang hard drive jika diperlukan. Selain virtualisasi, server faks terbaik akan dapat terhubung dengan database untuk tujuan penyimpanan dan akan dapat mengarahkan faks masuk ke pengguna yang benar. Itu juga akan dapat memblokir nomor telepon tertentu, seperti nomor telepon darurat, sehingga tidak ada waktu atau uang yang terbuang.
Salah satu dari banyak tugas server faks sumber terbuka yang baik adalah melakukan virtualisasi semua layanan. Server faks yang sebenarnya memerlukan komputer server, perangkat lunak server, sejumlah besar sumber daya, dan kabel telepon. Server faks virtual hanya membutuhkan ruang hard drive, meskipun beberapa mungkin memerlukan kabel telepon, tergantung pada modelnya. Program virtual dapat menghemat uang perusahaan, karena lebih sedikit sumber daya dan perangkat keras yang dibutuhkan, sehingga lebih mudah untuk dijalankan dan dipelihara.
Sebagian besar pelanggan server faks sumber terbuka memerlukan server faks karena mereka menerima atau mengirim faks dalam jumlah besar. Untuk membantu memenuhi kebutuhan ini, dan untuk membantu menyimpan semua faks masuk dan keluar, server faks sumber terbuka harus dapat terhubung ke database. Dengan cara ini, database dapat menyimpan semua informasi tanpa pengguna harus menyimpan dokumen secara manual.
Ketika server faks sumber terbuka menerima faks, ia dapat melakukan salah satu dari dua hal. Itu dapat menyimpan semua faks dalam kotak masuk besar sampai pengguna membukanya, atau dapat merutekan faks ke pengguna yang sesuai. Mengarahkan faks ke pengguna yang benar biasanya memerlukan beberapa pekerjaan atau pemrograman awal, tetapi ini akan meningkatkan efisiensi server faks dan memastikan bahwa setiap pengguna mendapatkan faksnya segera setelah diterima.
Beberapa server faks sumber terbuka, seperti faks biasa, mungkin secara tidak sengaja memanggil nomor, seperti 911 dan nomor darurat lainnya. Ini membebani uang perusahaan, karena layanan ini biasanya membebankan biaya untuk panggilan yang tidak perlu, bahkan jika perusahaan tidak bermaksud melakukan panggilan tersebut. Kemampuan untuk memblokir nomor-nomor ini — dan nomor telepon lain yang tidak kondusif untuk lingkungan kerja — akan memastikan faks hanya digunakan untuk tujuan bisnis.