Saat mencari platform kolaboratif terbaik, evaluasi kebutuhan dan harapan Anda terhadap perangkat lunak. Sebagian besar platform kolaboratif menawarkan fitur komunikasi dasar, penyimpanan data, berbagi file, alat pemecahan masalah, dan fasilitas konferensi. Kecepatan, kemudahan penggunaan, fitur tambahan dan biaya yang terlibat harus dipertimbangkan juga.
Tiga fitur dasar dan paling penting dari setiap platform kolaboratif adalah, penyimpanan data terpusat, alat komunikasi, dan alat pemecahan masalah. Penyimpanan data terpusat menghilangkan kebutuhan setiap kolaborator untuk menyimpan data di komputernya dan membantu data tetap konsisten dan mutakhir. Berbagi file langsung adalah fitur lain yang berguna dan memudahkan kolaborator untuk berbagi dokumen atau spreadsheet dalam grup.
Alat komunikasi dapat mencakup fitur-fitur seperti konferensi web, pertemuan kelompok atau pribadi, voice over internet protocol (VOIP), e-mail atau sistem pesan instan. Video streaming langsung sangat efektif untuk konferensi atau rapat online, dan beberapa platform kolaboratif menawarkan fitur papan tulis virtual untuk demonstrasi. Anda mungkin juga perlu mengecualikan kolaborator dari rapat, dan beberapa platform akan mengizinkan Anda melakukan ini.
Alat pemecahan masalah penting untuk memastikan semua kolaborator menyelesaikan masalah dengan cepat dan mudah. Beberapa platform menampilkan bagian bantuan terintegrasi, yang dapat diakses oleh salah satu kolaborator grup. Fitur ini membantu mengurangi penggunaan profesional atau layanan luar dan dapat menghemat waktu serta uang.
Platform kolaboratif dapat mengambil berbagai bentuk dan dapat berupa perangkat lunak yang diinstal pada mesin lokal atau instalasi yang dijalankan dari server jauh. Beberapa platform berbasis Internet dan kolaborator dapat mengakses platform dengan nama pengguna dan kata sandi. Instalasi atau jenis platform yang Anda pilih dapat memengaruhi kecepatan dan kinerja platform. Kecepatan merupakan pertimbangan penting karena kinerja yang lambat atau lambat dapat menimbulkan masalah selama konferensi web atau penggunaan VOIP.
Dalam beberapa kasus, mungkin perlu ada seorang profesional yang membuat atau menyiapkan platform kolaboratif untuk Anda. Jika demikian, sebaiknya lihat apakah penyedia juga menawarkan pelatihan untuk anggota tim menggunakan platform kolaboratif, karena ini akan membantu tim memahami bagaimana platform berfungsi dan akan memastikan produktivitas optimal sejak awal. Sebagian besar platform cukup mudah digunakan, tetapi fitur dan fungsinya sangat berbeda dari satu platform ke platform berikutnya, sehingga mungkin perlu beberapa waktu bagi kolaborator untuk memahami sistem sepenuhnya.
Satu pertimbangan terakhir adalah apakah Anda lebih suka menggunakan perangkat lunak sumber terbuka atau perangkat lunak berpemilik. Jika anggaran Anda terbatas, perangkat lunak open source adalah pilihan terbaik, karena paket-paket ini dapat diperoleh secara gratis. Sebagian besar paket ini menawarkan fungsi dasar yang diperlukan, tetapi jika Anda memerlukan fitur tambahan, mungkin Anda sebaiknya memilih paket perangkat lunak berbayar.