Untuk memilih perangkat lunak webcast terbaik, penting untuk mempertimbangkan informasi yang akan disajikan, anggaran untuk webcast, jenis acara yang direncanakan, dan kepada siapa webcast akan ditampilkan. Sebagai teknologi webcasting berkembang, jenis perangkat lunak webcast akan ditentukan oleh ruang lingkup informasi yang akan disampaikan. Memilih perangkat lunak webcast terbaik juga akan tergantung pada bagaimana itu akan disiarkan ke pemirsa melalui Internet.
Saat memutuskan perangkat lunak webcast apa yang akan memenuhi kebutuhan acara, pertimbangkan bagaimana penyampaian informasi akan dikelola. Jika informasi webinar dapat disampaikan dengan format audio yang sederhana, maka aplikasi webcast tidak harus secanggih format video dan telepon. Namun, jika penyaji perlu berbagi file atau menampilkan demonstrasi interaktif, perangkat lunak webcast harus lebih canggih.
Hal ini juga penting ketika memilih perangkat lunak webcast yang tepat untuk mempertimbangkan anggaran untuk acara tersebut. Beberapa opsi webinar gratis dan berbiaya rendah tersedia untuk sekelompok kecil orang untuk berpartisipasi dalam webinar. Namun, untuk grup besar, ini bisa menjadi lebih mahal karena beberapa penyedia perangkat lunak webinar mengenakan biaya sendiri-sendiri. Grup-grup ini dapat menggunakan perangkat lunak webcast yang dapat menangani jumlah peserta yang tidak terbatas dengan tarif tetap atau harga berlangganan bulanan. Selain itu, produsen webcast dapat mengimbangi biaya ini dengan membebankan biaya masuk ke pemirsa.
Setiap kali menyusun presentasi webcast, juga sangat penting untuk memahami siapa yang akan melihat acara ini untuk memilih perangkat lunak webcast yang masuk akal. Kebanyakan webinar standar menggunakan jaringan komputer di Internet dan sistem panggilan telepon. Perangkat genggam seluler seperti ponsel pintar dan netbook sekarang memungkinkan peserta webinar untuk melihat acara dari perangkat ini. Pilih aplikasi webcast yang dapat beradaptasi dengan semua metode dan teknologi pengiriman untuk menghindari kesulitan teknis selama acara.
Terakhir, webcast digunakan untuk lebih dari sekadar acara bisnis. Karena perangkat lunak webcast menjadi lebih murah untuk diperoleh dan digunakan, orang biasa menggunakan webcast untuk acara pribadi seperti pernikahan, pemakaman, dan banyak lagi. Saat menggunakan webinar untuk tujuan ini, pastikan untuk mendapatkan izin untuk menyiarkan acara pribadi secara online dari semua orang yang akan difilmkan dengan kamera Internet, lalu gunakan aplikasi yang melindungi informasi pribadi.