Perangkat lunak konferensi web digunakan terutama oleh bisnis, kolaborator, dan perguruan tinggi, dan memilih program yang tepat untuk kebutuhan konferensi Anda akan membuat prosesnya lebih mudah. Setiap program perangkat lunak konferensi web memiliki jumlah peserta maksimum, dan jumlah maksimum ini harus cukup untuk menyertakan semua orang yang diperlukan; jika tidak, Anda harus menetapkan batas peserta selama konferensi. Anda harus memeriksa metode konferensi, seperti teks atau video, untuk memastikan konferensi dapat disajikan seperti yang Anda inginkan tanpa harus membayar untuk fitur yang tidak akan Anda gunakan. Fitur mengangkat tangan akan memudahkan peserta untuk menyela dengan sopan selama konferensi semacam itu. File sering dibagikan selama konferensi web, dan platform yang disederhanakan untuk berbagi file akan membuatnya lebih mudah.
Sama seperti ruang konferensi fisik, perangkat lunak konferensi web akan memiliki jumlah maksimum peserta yang dapat berpartisipasi dalam konferensi web sekaligus. Anda harus memeriksa nomor ini sebelum memilih program dan memastikan jumlah maksimumnya cukup sehingga semua orang dapat berpartisipasi. Sebagian besar program memiliki batas tinggi, mulai dari 100 hingga 1,000 peserta, yang seharusnya cukup untuk sebagian besar penggunaan.
Ada beberapa cara untuk melakukan konferensi web, termasuk percakapan teks, konferensi video atau melalui saluran audio. Sementara sebagian besar konferensi akan mendapat manfaat dari pencampuran metode tersebut, Anda hanya harus memilih metode yang akan Anda gunakan. Mendapatkan perangkat lunak konferensi web dengan metode yang tidak akan digunakan biasanya hanya membuang-buang uang, karena fitur ini biasanya menaikkan harga perangkat lunak konferensi.
Dalam konferensi di mana semua peserta berada dalam satu ruangan, mudah untuk mengetahui kapan seseorang ingin menyela, karena dia dapat membuat suara atau mengangkat tangannya. Untuk meniru pengalaman ini, beberapa perangkat lunak konferensi web memiliki fitur pengangkat tangan yang membuat tangan kecil atau grafik serupa di dekat nama profil peserta. Ini memungkinkan Anda untuk mengakui permintaan peserta untuk berbicara atau memintanya untuk menunggu sebentar sehingga Anda dapat menyelesaikan pemikiran Anda. Jika tidak, peserta mungkin harus menyela untuk menyampaikan maksudnya.
Selama konferensi web, file biasanya dibagikan sehingga peserta dapat membaca atau melihat materi yang dibicarakan orang lain. Ini sama dengan membagikan salinan dokumen dalam konferensi biasa. Untuk memfasilitasi ini, harus ada sistem file-sharing yang efisien dalam perangkat lunak konferensi web sehingga file-file ini dapat dibagikan dengan cepat di antara para peserta tanpa banyak kesulitan dan tanpa penundaan unduhan.