Untuk memilih perangkat lunak alur kerja kolaboratif terbaik, pertama-tama adalah ide yang baik untuk menentukan fitur mana yang paling dapat diuntungkan oleh organisasi Anda. Misalnya, jika Anda bekerja di industri seperti periklanan, Anda mungkin memerlukan perangkat lunak yang memungkinkan Anda dan kolega Anda mengedit dan memproses gambar atau video. Demikian juga, profesional yang bekerja di industri jasa mungkin memerlukan perangkat lunak alur kerja kolaboratif yang mencakup antarmuka web pelanggan yang ramah pengguna. Faktor-faktor seperti reputasi dan biaya juga mungkin menjadi pertimbangan ketika memilih program terbaik.
Program alur kerja adalah segala jenis perangkat lunak komputer yang memungkinkan para profesional menyelesaikan proyek dengan lebih cepat dan efisien. Dalam kebanyakan kasus, dokumen, foto, atau video melewati serangkaian langkah alur kerja, dimulai saat diunggah ke dalam sistem dan diakhiri setelah berhasil diproses. Alur kerja kolaboratif menjelaskan proses yang dirancang untuk mengakomodasi sejumlah pengguna berbeda yang berkontribusi pada dokumen alur kerja yang sama.
Saat memilih program alur kerja kolaboratif terbaik, sebaiknya tentukan dulu jenis perangkat lunak mana yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda. Misalnya, bisnis fotografi profesional membutuhkan perangkat lunak yang mencakup alat untuk mengedit gambar. Anda mungkin menemukan bahwa ada perangkat lunak alur kerja yang dirancang khusus untuk fotografer profesional. Demikian juga, perusahaan asuransi mungkin menemukan program yang menyertakan template dan proses otomatis yang dirancang untuk memproses klaim.
Jika Anda memiliki bisnis yang lebih kecil dan hanya memerlukan bantuan untuk melacak laporan keuangan, pesanan, dan jenis dokumen umum lainnya, Anda mungkin mendapat manfaat dari program alur kerja dasar. Perangkat lunak semacam ini biasanya menyertakan templat dokumen yang umum digunakan. Mungkin juga memungkinkan pengguna untuk merancang proses sederhana yang terjadi setiap hari.
Perangkat lunak alur kerja kolaboratif open source sering kali dapat diunduh secara gratis dari Internet. Program-program ini cenderung dasar dan terkadang mencakup kekurangan desain. Namun, para profesional dengan anggaran terbatas dan tanpa kebutuhan yang kompleks dapat mengambil manfaat dari fungsi dasarnya. Lainnya menggunakan perangkat lunak open source untuk mempelajari berbagai fungsi, meskipun mereka tidak benar-benar menerapkan perangkat lunak ke dalam operasi sehari-hari mereka.
Profesional yang memilih perangkat lunak alur kerja kolaboratif juga dapat mempertimbangkan kualitas dan biaya program. Idealnya, seorang individu dapat memilih program yang menawarkan jumlah terbesar dari fungsi bermanfaat dengan harga terendah. Namun, perangkat lunak ini dapat sangat memengaruhi efisiensi operasi harian organisasi Anda. Mungkin lebih hemat biaya dalam jangka panjang untuk membayar sedikit ekstra untuk perangkat lunak yang andal dan yang memiliki reputasi unggul.