Memilih pengingat janji temu terbaik akan tergantung pada penggunaan dan tujuannya. Saat membandingkan sistem pengingat janji temu yang berbeda, seseorang harus menentukan apakah sistem tersebut akan digunakan untuk penggunaan pribadi, atau digunakan untuk mengingatkan orang lain tentang janji temu mereka. Sistem pengingat janji temu yang digunakan oleh kantor dokter untuk mengingatkan pasien tentang janji temu yang akan datang, misalnya, akan sangat berbeda dari sistem pengingat yang hanya digunakan untuk membantu seseorang mengatur jadwalnya sendiri dengan lebih baik.
Saat memilih sistem pengingat janji temu, penting untuk mempertimbangkan semua metode berbeda yang dapat digunakan sistem untuk mengingatkan pengguna atau klien tentang janji temu mereka. Banyak sistem dapat mengirimkan pengingat melalui email, pesan teks, atau panggilan telepon otomatis. Untuk seseorang yang mencari pengingat sederhana, kalender online dasar dapat mengirim email kepada pengguna yang akan memberi tahu dia tentang janji temu yang akan datang. Mereka yang membutuhkan pengingat janji temu untuk aplikasi komersial dapat menerapkan sistem yang memungkinkan beberapa pengingat dikirim ke klien berulang kali melalui beberapa saluran pengiriman, seperti pengingat pesan teks atau pesan telepon.
Banyak pengingat janji temu untuk penggunaan pribadi hadir dengan antarmuka standar. Pengingat ini memungkinkan pengguna untuk memasukkan tidak hanya janji yang akan datang, tetapi juga ulang tahun, acara, dan rapat yang akan datang, semuanya dalam program yang sama. Program yang lebih populer juga memungkinkan pengguna untuk mengunggah dokumen dan materi tambahan yang terkait dengan janji temu yang akan datang. Fitur ini menawarkan peningkatan kenyamanan karena pengguna dapat mengunggah dokumen apa pun yang diperlukan untuk rapat tertentu dan dapat mengaksesnya kapan saja.
Untuk pengingat janji temu komersial, pengguna dapat mengunggah daftar pelanggan mereka yang sudah ada dan saat janji temu baru dijadwalkan, sistem akan secara otomatis mengirim pengingat ke pelanggan ini dalam berbagai cara. Fitur ini sangat berguna untuk bisnis yang menjadwalkan pelanggan secara teratur seperti kantor dokter atau salon rambut. Sistem pengingat janji temu komersial sebesar ini juga memberi penggunanya kemampuan untuk membuat laporan terperinci mengenai jumlah pelanggan yang dihubungi serta jumlah pelanggan yang mengonfirmasi atau membatalkan janji temu mereka. Selain laporan terperinci, pengingat janji temu komersial juga memungkinkan data janji temu dibagikan di antara banyak pihak, yang memastikan bahwa setiap orang memiliki akses ke informasi terbaru.