Menambahkan karyawan mana pun ke tim dapat menimbulkan kecemasan, tetapi ketika seseorang perlu memilih asisten pribadi, lebih banyak perhatian yang terlibat. Seorang asisten pribadi mewakili majikan. Biasanya, seorang asisten akan menerima telepon, menjadwalkan janji temu, dan sering kali bertindak sebagai penghubung antara majikan dan klien. Sebagai titik kontak pertama, seorang asisten harus menunjukkan sikap ramah, profesional, dan memiliki pemahaman yang baik tentang nilai dan misi yang ingin diproyeksikan perusahaan.
Untuk memilih asisten pribadi, pertama-tama seseorang harus mengembangkan deskripsi pekerjaan dengan tugas-tugas tertentu. Buat daftar semua yang akan menjadi tanggung jawab asisten pribadi, dan catat perangkat lunak dan program yang diperlukan untuk melakukan tugas tersebut. Urutkan tugas berdasarkan urutan kepentingannya. Jika asisten akan menghabiskan 60% waktunya untuk memperbarui konten web, maka memilih asisten dengan tingkat keakraban internet yang tinggi adalah suatu keharusan. Semua karyawan dapat dilatih, tetapi yang terbaik adalah jika kekuatan asisten pribadi secara langsung sejalan dengan sebagian besar tugas. Tugas sesekali dapat dipelajari di tempat kerja tanpa banyak waktu yang terbuang untuk pelatihan.
Daftar berikutnya harus mengidentifikasi etos kerja perusahaan. Apa yang paling penting? Tepat waktu? Menyumbangkan ide-ide kreatif untuk tim? Menyelesaikan pekerjaan tepat waktu? Pilih asisten pribadi yang sudah menunjukkan kualitas dan sikap yang dihargai perusahaan. Persiapkan pertanyaan menyelidik sebelumnya untuk mengeksplorasi metode dan preferensi kerja kandidat.
Banyak majikan tergoda untuk memilih asisten pribadi dengan latar belakang dan keterampilan yang sama, karena mereka merasa nyaman dengan keakraban. Ini adalah kesalahan. Ide dari asisten pribadi adalah untuk memiliki seseorang di sekitar yang akan mengambil kelonggaran dan berkontribusi pada tim. Daripada mempekerjakan seseorang dengan keahlian yang sama, tanyakan tentang bidang keahlian lain. Buat daftar kelemahan saat ini di bagian bawah pertanyaan wawancara dan buat titik bertanya tentang latar belakang di area tersebut juga.
Untuk memilih asisten pribadi yang dapat menangani tugas-tugas teknis yang diperlukan, seseorang harus memanfaatkan penilaian online gratis. Tingkat “ahli” seseorang dalam program perangkat lunak mungkin merupakan gagasan “pemula” orang lain. Jangan lupa tentang bidang komunikasi. Apakah asisten pribadi akan berkomunikasi dengan klien melalui email atau metode korespondensi tertulis lainnya? Dapatkan sampel tulisan. Perangkat lunak, mesin kantor, dan prosedur kantor standar dapat dilatih, tetapi mungkin sulit untuk meningkatkan keterampilan menulis bagi mereka yang secara alami tidak nyaman dengan komunikasi tertulis. Salah eja, salah ketik, dan tata bahasa yang buruk adalah masalah besar bagi klien.
Jadi, nilai kebutuhan dan luangkan waktu untuk membuat deskripsi pekerjaan. Tentukan kriteria yang harus dimiliki, lalu persempit kandidat dan minta pengujian. Percaya dengan nalurimu. Jika daftar kandidat telah dipersempit dengan benar, maka pilihan teratas kemungkinan akan memiliki semua kualitas yang paling penting. Pada titik ini, pilihan harus dibuat dengan memilih kandidat yang memiliki hubungan terbaik dengan Anda.