Untuk melakukan analisis strategis sekolah yang memperhitungkan kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman (SWOT), ada beberapa langkah yang harus diambil. Sebelum Anda dapat melakukan analisis SWOT sekolah, Anda perlu mengidentifikasi moderator yang terampil. Ini harus menjadi seseorang yang tidak terlibat dengan sekolah Anda, jadi Anda mungkin ingin bekerja sama dengan sekolah atau institusi lain jika Anda tidak mampu mempekerjakan seseorang. Anda kemudian harus mengumpulkan berbagai kelompok guru dan administrator untuk bertukar pikiran tentang peluang dan ancaman apa pun, bersama dengan kekuatan dan berbagai kelemahan yang harus dihadapi institusi Anda. Langkah terakhir dalam melakukan analisis SWOT sekolah melibatkan pengumpulan semua informasi bersama-sama dan menggunakannya untuk memecahkan masalah tertentu.
Proses SWOT adalah jenis kelompok fokus yang dapat digunakan untuk menganalisis ide, konsep dan institusi, dan untuk memecahkan berbagai masalah. Proses ini berkaitan dengan faktor eksternal dan internal, dan dapat dilakukan dengan dua cara dasar. Faktor eksternal diwakili oleh berbagai ancaman dan peluang, sedangkan dua faktor internal yang tercakup dalam analisis SWOT adalah kelemahan dan kekuatan. Anda dapat memilih untuk melakukan brainstorming kekuatan dan kelemahan terlebih dahulu, meskipun juga populer untuk memulai dengan mengidentifikasi peluang dan ancaman. Kemudian dimungkinkan untuk memeriksa kekuatan dan kelemahan Anda sambil mengingat peluang dan ancaman khusus yang dihadapi oleh sekolah Anda.
Sebelum analisis SWOT sekolah yang efektif dapat dilakukan, seorang moderator yang terampil harus diidentifikasi. Moderator biasanya tidak boleh bekerja untuk sekolah Anda atau terlibat dengannya dengan cara apa pun untuk memastikan hasil terbaik. Jika sekolah Anda mampu menyewa moderator dari luar, Anda harus mempertimbangkan untuk melakukannya. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan untuk menghubungi institusi lokal lain untuk mengatur pertukaran personel. Dalam hal ini, institusi lain akan memberi Anda moderator dari stafnya, sebagai gantinya Anda mengirim anggota staf untuk melakukan analisis SWOT sekolah selain sekolah Anda sendiri.
Setelah Anda menemukan moderator, Anda perlu mengidentifikasi masalah spesifik yang perlu dipecahkan oleh analisis SWOT Anda. Anda mungkin ingin melakukan analisis SWOT sebuah sekolah hanya untuk meningkatkan institusi secara keseluruhan, meskipun mungkin juga untuk mengatasi masalah yang lebih spesifik seperti keterlibatan orang tua. Maka perlu diadakan sesi brainstorming untuk mengidentifikasi isu-isu SWOT yang terkait dengan sekolah Anda. Proses ini biasanya bekerja lebih baik jika Anda bekerja dengan kelompok fokus daripada hanya satu atau dua individu. Sesi kedua kemudian dapat diadakan untuk menyusun rencana untuk memanfaatkan informasi yang ditemukan selama analisis.