Anda dapat melakukan analisis kesenjangan dengan menentukan status saat ini berdasarkan ukuran keberhasilan, memutuskan tingkat keberhasilan di masa depan, dan mencari tahu langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya. Analisis ini sering digunakan dalam konteks bisnis sebagai bagian dari proses perencanaan strategis. Dalam konteks apa pun, analisis kesenjangan pada akhirnya merupakan cara untuk mengukur kinerja aktual terhadap kinerja potensial. Setelah kesenjangan dalam kinerja didefinisikan, analisis fungsional beralih ke berbagai pendekatan untuk menutup kesenjangan.
Analisis kesenjangan dapat diterapkan pada perusahaan secara keseluruhan, departemen tertentu, produk, atau proses. Ini dapat digunakan dalam konteks bisnis biasa atau dalam konteks apa pun di mana ruang untuk perbaikan adalah ukuran standar. Misalnya, sebuah perusahaan dapat menganalisis penetrasi pasar produk saat ini dibandingkan dengan tingkat penetrasi yang diinginkan di masa depan. Sebuah sekolah, sebagai perbandingan, dapat menganalisis keberhasilan operasi saat ini terhadap tolok ukur yang harus dipenuhi sekolah untuk mencapai standar tertentu.
Bagaimanapun, langkah pertama dalam melakukan analisis kesenjangan adalah menetapkan ukuran kinerja. Sebuah bisnis dapat menggunakan statistik terukur, seperti profitabilitas, pangsa pasar, atau tingkat penjualan. Sekolah dapat menggunakan ukuran akademik, seperti nilai tes standar, tingkat kelulusan, atau tingkat kemahiran dalam matematika dan membaca. Ukuran kinerja digunakan untuk menentukan keadaan sekarang atau keadaan sebenarnya.
Langkah selanjutnya dalam analisis kesenjangan adalah menetapkan periode waktu di mana perubahan akan diukur. Misalnya, perusahaan dapat menggunakan margin laba kotor sebagai ukuran kinerjanya. Kemudian memutuskan berapa tahun di masa depan ia ingin memproyeksikan kinerja potensial. Jangka waktu ini akan menjadi khusus untuk setiap situasi. Untuk bisnis, mungkin tergantung pada perputaran persediaan perusahaan, sementara sekolah mungkin menggunakan tahun akademik atau rentang waktu yang ditentukan oleh badan pengatur.
Ketiga, tentukan tingkat kinerja yang ingin Anda capai pada akhir rentang waktu. Apa yang membuat ini berbeda dari sekadar menetapkan tujuan dan sasaran dalam kekosongan angan-angan adalah analisis strategis probabilitas kompetitif. Analisis kesenjangan hanya relevan jika Anda pertama kali menentukan bahwa keadaan masa depan tertentu dapat dicapai secara wajar berdasarkan kondisi pasar, atau harus dapat dicapai berdasarkan standar yang ditetapkan. Ini bekerja dari premis bahwa ada kekurangan operasional yang perlu diperbaiki atau peluang bisnis yang belum dieksplorasi.
Terakhir, identifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk menutup kesenjangan. Langkah-langkah ini umumnya termasuk dalam kategori strategis atau taktis. Misalnya, rencana strategis untuk menutup celah dalam pangsa pasar produk akan berkonsentrasi pada teori pengembangan pasar, penetrasi, dan diversifikasi. Rencana taktis akan berfokus pada aktivitas tertentu, seperti mengubah titik harga, menjalankan promosi, atau menempatkan produk di gerai baru.