Anda dapat melacak cek yang beredar dengan mencatat nomor cek dan jumlah pembayaran dalam buku besar buku cek Anda dan mengurangi jumlah cek dari catatan Anda tentang saldo yang tersedia di rekening tempat cek ditarik. Setelah cek disajikan untuk pembayaran, bank Anda menghapus uang dari rekening Anda. Bank kemudian memberi tahu Anda bahwa transaksi terkait cek telah selesai, biasanya dengan memberikan laporan rekening bulanan yang mencantumkan cek sebagai dibayar dan, dalam beberapa kasus, memberikan asli atau salinan cek yang dibatalkan kepada Anda untuk arsip Anda.
Cek adalah pengganti pembayaran yang sah untuk uang tunai. Setiap dokumen cek berisi informasi standar tertentu, termasuk nama bank, nomor perutean, dan nomor rekening yang menunjukkan di mana rekening yang berisi uang untuk membayar cek berada dan nomor cek di sudut kanan atas. Informasi ini digunakan oleh para pihak dalam transaksi dan bank untuk melacak cek melalui sistem pembayaran.
Setiap pemilik rekening giro bertanggung jawab untuk menjaga keakuratan catatan saldo dalam rekening. Seperti uang tunai, Anda dapat menggunakan cek untuk melakukan pembayaran tanpa terlebih dahulu memberi tahu bank atau secara resmi menyisihkan uang di rekening. Bank tidak memiliki cara untuk mengetahui bahwa dana tertentu dalam rekening giro telah diwajibkan oleh cek yang beredar sampai cek tersebut diserahkan kepada bank untuk pembayaran. Setelah cek meninggalkan milik Anda, secara harfiah tidak ada cara untuk melacaknya sampai penerima menyerahkannya untuk pembayaran.
Sebuah cek yang beredar hanya dapat dilacak secara dangkal di atas kertas oleh pemegang rekening pada saat mengeluarkan cek. Kemudian, cek tersebut menghilang dari sistem pelacakan mana pun saat penerima memegang cek. Ini muncul kembali untuk pelacakan setelah penerima menyajikannya untuk pembayaran. Jika penerima memegang cek untuk waktu yang sangat lama tanpa menyetorkannya untuk pembayaran, itu cenderung menimbulkan masalah dalam catatan pemegang rekening. Uang tetap tersedia di rekening yang sebenarnya diwajibkan oleh cek yang beredar, menciptakan peluang untuk salah urus dana dan cerukan rekening.
Pemegang rekening melacak cek yang beredar di atas kertas dengan menyimpan buku besar rekening yang mencerminkan saldo rekening riil setiap saat. Di buku besar, Anda mencatat nomor cek dan mengurangi jumlah cek dari saldo di akun. Saldo dalam buku besar akan berbeda dari saldo dalam akun sampai cek disajikan untuk pembayaran, tetapi saldo tersebut mencerminkan saldo dana yang tidak terikat yang tersedia. Pada akhir bulan, bank memberi Anda laporan rekening dan, terkadang, salinan cek yang dibatalkan sehingga Anda dapat menyesuaikan buku besar Anda dengan aktivitas akun Anda.